Personoplysninger og databeskyttelse

Frederiksberg Kommune løser en bred vifte af opgaver, og i den forbindelse behandler vi personoplysninger, som vi er dataansvarlige for. Vi har i ét samlet dokument beskrevet hvordan vi generelt behandler personoplysninger, for eksempel indhenter, gemmer og videregiver. 

Hvis du ønsker at vide hvordan et konkret forvaltningsområde, for eksempel dagtilbudsafdelingen eller socialafdelingen, behandler personoplysninger om dig i forbindelse med din sag, skal du tage kontakt til forvaltningsområdet. 

Når du henvender dig til Frederiksberg Kommune, behandler vi personoplysninger om dig. Det kan for eksempel være dé personoplysninger, som du selv inkluderer i din henvendelse. At behandle personoplysninger kan dække over flere forskellige ting, det betyder for eksempel at gemme, at indhente eller videresender oplysninger.

Hvilken slags behandling af personoplysninger som kommunen udfører, afhænger af om det det er nødvendigt for den konkrete opgave. Det vil i mange tilfælde være nødvendigt for Frederiksberg Kommune at indhente oplysninger om dig, f.eks. hvis vi skal behandle en sag. Det kan være oplysninger fra andre offentlige myndigheder eller fælles registre, såsom SKAT, BBR eller CPR-registret. Andre gange vil vi bede dig om oplysninger, når du henvender dig til os eller bruger en selvbetjeningsløsning.

Vi  indhenter kun de oplysninger, som er nødvendige for at løse den konkrete opgave. Oftest fremgår det af lovgivningen, at vi som myndighed har lov til at behandle personoplysninger om dig, og hvilke oplysninger vi må indhente. I de tilfælde, hvor det ikke fremgår af lovgivningen, vil vi anmode om et samtykke fra dig.

Hvis du ønsker at vide hvordan et konkret forvaltningsområde, for eksempel dagtilbudsafdelingen eller socialafdelingen, behandler personoplysninger om dig i forbindelse med din sag, skal du tage kontakt til forvaltningsområdet.

Hvis du har spørgsmål til dine rettigheder, i forhold til hvordan vi generelt behandler dine personoplysninger, kan du kontakte kommunens Databeskyttelsesrådgiver. Se kontakt oplysninger nederst på siden her.

Frederiksberg Kommune er ansvarlig for de personoplysninger som vi indsamler, registrerer eller videregiver om dig. Som dataansvarlig skal vi sikre, at behandlingen af dine personoplysninger lever op til reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

Vi skal blandt andet sikre:

1. At vi har lov til at behandle de personoplysninger, som vi er i besiddelse af (om vi har en lovhjemmel, behandlingshjemmel eller samtykke)
2. At vi er i stand til at efterleve dine rettigheder som registreret
3. At eventuelle brud på persondatasikkerheden bliver retmæssigt indberettet til Datatilsynet

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Retten til at se oplysninger (indsigtsretten)

Du har ret til at få at vide, hvilke oplysninger kommunen har om dig. For at vi bedst muligt kan behandle din anmodning om oplysninger, bedes du i din henvendelse til os skrive, hvilket emne, det vedrører eller hvilket forvaltningsområde, som har behandlet oplysninger om dig. Er det eksempelvis i forbindelse med hjemmehjælp, dagpenge, en byggesag el lignende? Så kan vi lettere finde frem til oplysningerne. Se kontaktoplysninger nederst på siden her.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet - for eksempel faktuelle oplysninger i din sag.

Ret til sletning

I helt særlige tilfælde har du ret til at slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for kommunens almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til indsigelse

Du kan læse mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside, i deres vejledning om de registreredes rettigheder.

Ret til klage

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet over Frederiksberg Kommunes behandling af dine personoplysninger.

Datatilsynets kontaktoplysninger er: Datatilsynet, tlf.: 3319 3200, mail: dt@datatilsynet.dk.
Læs mere om kontakt til Datatilsynet

Frederiksberg Kommune har fokus på at undgå brud på sikkerheden, blandt andet ved at sikre vores it-systemer, de fysiske lokaler og løbende uddanne medarbejderne i sikker behandling af fortrolige oplysninger. Sikkerhedsbrud kan stadig forekomme, og derfor er det vigtigt, at du kontakter os, hvis du har en mistanke om det. Hvis du har en mistanke om, at uvedkommende har fået adgang til personoplysninger, skal du kontakte vores databeskyttelsesrådgiver. Se kontaktoplysninger nederst på siden her.

Frederiksberg Kommune har udpeget en databeskyttelsesrådgiver, som understøtter, at organisationen lever op til de databeskyttelsesretlige regler. Herudover vejleder og rådgiver han også kommunens medarbejdere i en sikker håndtering af personoplysninger, samt hjælper borgere med spørgsmål om kommunens håndtering af databeskyttelse.

Hvis du har konkrete spørgsmål til vores håndtering af dine personoplysninger eller dine rettigheder i henhold til EU's databeskyttelsesforordning (GDPR), er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver. Se kontaktoplysninger nederst på siden her.

Databeskyttelsesrådgiveren kan hjælpe med:

- spørgsmål om Frederiksberg Kommunes håndtering af dine personoplysninger
- spørgsmål om dine rettigheder i henholde til EU's databeskyttelsesforordning (GDPR).

Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke hjælpe med:

- den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som fagområderne træffer.
- vejledning om regler eller praksis på fagområde.
- kan ikke tage stilling til, om der er begået fejl i forbindelse med sagsbehandlingen, udførelsen af praktisk hjælp m.v.
- kan ikke ændre en afgørelse, som kommunen har truffet.
- kan ikke bistå med at formulere klager over kommunen til relevante klageorganer.

Når du opholder dig på Frederiksberg Kommunes område, kan du blive optaget af kommunens tv-overvågning

Reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven gælder for enhver form for behandling af personoplysninger indsamlet i forbindelse med tv-overvågning, og derfor har kommunen pligt til at informere dig om behandlingen.
Frederiksberg Kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi indsamler i forbindelse med tv-overvågning. Du finder kommunens kontaktoplysninger her:

Frederiksberg Kommune
Smallegade 1
2000 Frederiksberg
Telefon: 38212121
Send sikker Digital Post til Databeskyttelse
CVR: 11259979

Herunder kan du læse om, hvilke oplysninger vi behandler i forbindelse med TV-overvågning, hvad vi skal bruge oplysningerne til, hvem oplysningerne videregives til, hvor længe vi opbevarer dem, og hvilke rettigheder du har som registreret i Frederiksberg Kommune. 

Formålet med tv-overvågning

Vores tv-overvågning har til formål at forebygge kriminalitet såsom tyveri og hærværk, at fremme trygheden for personer, som færdes i det tv-overvågede område og at sikre opklaring af kriminalitet.

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler oplysninger om dig, i det omfang, de fremgår af optagelserne fra det tv-overvågede område. Det kan omfatte:
•    Almindelige personoplysninger om dig, i det omfang, de fremgår af optagelserne fra det tv-overvågede område
•    Strafbare forhold og lovovertrædelser, hvis du udfører kriminelle handlinger på optagelserne

Behandling af dine personoplysninger

Vi behandler optagelser med personoplysninger, der er foretaget i forbindelse tv-overvågning med det formål at fremme trygheden for personer, som færdes i det tv-overvågede område, at forebygge og opklare kriminalitet og beskytte kommunens ejendom.
Vi behandler oplysningerne på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (almindelige oplysninger) og databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og 2 (oplysninger om strafbare forhold). Optagelserne videregives til politiet i kriminalitetsopklarende øjemed på grundlag af tv-overvågningslovens § 4c.

Behandlingens varighed

Billedoptagelser fra tv-overvågning gemmes som udgangspunkt i 30 dage.
Optagelserne slettes automatisk efter den 30. dag efter optagelsens tidspunkt.  Herefter er optagelserne ikke længere i Frederiksberg kommunes varetægt.
I tilfælde, hvor der er mistanke om kriminelle forhold, der efterforskes af politiet, opbevares oplysningerne, indtil oplysningerne er overladt til politiet. Herefter slettes oplysningerne.
I visse tilfælde kan det være nødvendigt at opbevare optagelser i længere tid, hvis optagelserne skal bruges i en konkret tvist vedrørende en persons adfærd. I disse tilfælde vil personen blive underrettet særskilt herom, jf. tv-overvågningslovens § 4 c, stk. 5.

Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesforordningen har du en række rettigheder i forhold til Frederiksberg Kommunes behandling af dine oplysninger, som du kan læse nedenfor. Du kan til enhver tid benytte dig af rettighederne. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.
Ret til at se dine oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i, hvilke optagelser Frederiksberg Kommune har om dig. Dette er dog begrænset af regler for videregivelse af personoplysninger. Dette betyder at du kun kan få indsigt i afgrænsede optagelser, hvor du er på. Herudover skal man ved indsigt være opmærksom på at videoerne kan være splittet op i sekvenser, eller at andre personer kan være sløret, med mindre samtykke fra andre personer på videosekvensen foreligger.

Ret til berigtigelse

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I helt særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden det tidspunkt oplysningerne ellers vil blive slettet.

Retsgrundlag for behandlingen

Vi behandler dine oplysninger med hjemmel i:
•    Lov om tv-overvågning
•    Databeskyttelsesforordningens artikel 6 og 9
•    Databeskyttelsesloven § 8

Frederiksberg Kommunes Databeskyttelsesrådgiver

Hvis du har spørgsmål til dine rettigheder i forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger, så kan du kontakte Kommunens Databeskyttelsesrådgiver via sikker Digital Post på:
Send sikker digital post til Databeskyttelsesrådgiveren

Vil du klage

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på: Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500, Tlf: 33 192 32 00, dt@datatilsynet eller datatilsynet.dk.

Når du offentliggør dit høringssvar, behandler Frederiksberg Kommune personoplysninger om dig, som vi er dataansvarlige for.

Høringssvar indgår i den politiske behandling af en given sag, hvor grundlaget for denne behandling  er planlovens § 24, stk. 1, lovens § 27, stk. 1, og styrelsesloven § 8, stk. 7.

Følgende personoplysninger behandles om dig: Almindelige personoplysninger.

Personoplysningerne vil som udgangspunkt blive opbevaret i 5 år, efter sagen er færdigbehandlet, medmindre andet følger af gældende lovgivning.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningens artikel 15-18 og 20-21 en række rettigheder i forhold til vores behandling af personoplysninger om dig, hvilket du til enhver tid kan rette henvendelse om:

• At blive orienteret om indsamling, behandling og videregivelse
• Indsigt i hvilke personoplysninger vi behandler om dig
• Retten til at gøre indsigelse mod behandlingen af personoplysninger
• Berigtigelse, sletning, begrænsning eller udlevering af personoplysninger.

Du har ret til at indgive en klage over Frederiksberg Kommunes behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet, Borgergade 28, 5. 1300 København K via dt@datatilsynet.dk.

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.

Sådan behandler Arbejdsmarkedsafdelingen dine personoplysninger

I forbindelse med din henvendelse i Arbejdsmarkedsafdelingen behandler Frederiksberg Kommu-ne personoplysninger om dig, som vi er dataansvarlige for. 

Grundlag for behandling og kategorier af personoplysninger

Vi indsamler og behandler dine personoplysninger for at oplyse din sag bedst muligt og for at kun-ne give dig den korrekte sagsbehandling.

Vi behandler personoplysninger om dig i kategorierne:

• Almindelige personoplysninger
• Følsomme personoplysninger
• CPR-nummer
• Strafdomme og lovovertrædelser, hvis den konkrete opgave kræver det

Vi behandler som udgangspunkt almindelige personoplysninger såsom navn, adresse, e-mailadresse, fødselsdato, oplysninger om økonomi (indtægts- og formueforhold) skat, gæld, antal sygedage, tjenstlige forhold, stilling, arbejdsområde og familieforhold.

I det omfang det af hensyn til sagens behandling er nødvendigt, behandler vi også følsomme eller fortrolige personoplysninger om dig. Det kan eksempelvis være dit CPR-nummer, væsentlige sociale problemer, helbredsoplysninger eller oplysninger om strafbare forhold.

Grundlaget for behandling af dine oplysninger følger Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, jf. lovbekendtgørelse nr. 826 af 16. august 2019 samt databeskyttelsesfor-ordningen artikel 6, stk. 1, litra e (myndighedsopgave), artikel 9, stk. 2 om behandling af følsomme personoplysninger. For behandlingen af CPR-nummer er vores retsgrundlag databeskyttelsesloven § 11. For behandling af personoplysninger vedr. strafdomme og lovovertrædelser er vores retsgrundlag artikel 10 i databeskyttelsesforordningen.

Hvem deler vi oplysningerne med?

Vi videregiver kun dine personoplysninger i det omfang, det er sagligt begrundet i behandlingen af din sag eller vores myndighedsopgave, og vi videregiver eller overlader kun dine personoplysninger til andre offentlige myndigheder i det omfang, de har et berettiget behov. I de situationer, hvor vi kun kan videregive dine personoplysninger med dit samtykke, vil vi naturligvis først indhente dette.
Vi kan blandt andet udveksle oplysninger med din arbejdsgiver, din læge/behandler, evt. tidligere opholdskommune og SKAT.

Vi overlader dine personoplysninger til vores systemleverandører i henhold til databehandleraftale, og alene med det formål at muliggøre vores anvendelse af de pågældende it-systemer, og hvor kommunen fører løbende tilsyn med sikkerheden.

Vi kan modtage oplysninger om dig fra andre

Frederiksberg Kommune kan modtage oplysninger fra andre myndigheder, i det omfang vi har et berettiget behov, som relaterer sig til formålet beskrevet øverst i denne privatlivspolitik. Når vi modtager oplysninger fra tredjeparter, behandler vi dem på samme måde som øvrige oplysninger beskrevet i denne privatlivspolitik.

Opbevaring af dine personoplysninger

Hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger afhænger af, hvor lang tid vi har brug for dine personoplysninger for, at kunne varetage vores myndighedsopgaver. Når vi ikke har brug for dine oplysninger længere, arkiveres den sag som dine oplysninger indgår i. Oplysningerne vil efter en vis periode enten blive slettet eller blive overført til Stadsarkivet, i overensstemmelse med regler i arkivloven.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningens artikel 15-18 en række rettigheder i forhold til vores behandling af personoplysninger om dig, hvilket du til enhver tid kan rette henvendelse om:

• Ret til indsigt i behandlingen af dine personoplysninger
• Ret til at få urigtige personoplysninger berigtiget
• Ret til at få dine personoplysninger slettet
• Ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger
• Ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger

Du har altid ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, eller ønsker at udøve dine rettigheder, er du altid velkommen til at kontakte os på:

Frederiksberg Kommune
Smallegade 1
2000 Frederiksberg
Telefon: 38212121

CVR: 11259979

Send sikker Digital Post til Databeskyttelse

Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Hvis du har spørgsmål til dine rettigheder i forbindelse med Frederiksberg Kommunes behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte Kommunens Databeskyttelsesrådgiver via sikker Digital Post på:
Send sikker Digital Post til Databeskyttelsesrådgiveren

Oplysning om behandling og indsamling af personoplysninger  

Frederiksberg Kommune er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger. Når Frederiksberg Kommune behandler personoplysninger om dig, skal du som udgangspunkt oplyses om formålet med behandlingen og om dine rettigheder, jf. databeskyttelsesforordningen. 

Kommunen arbejder ud fra en række lovbestemmelser og interne retningslinjer, der skal sikre, at dine personoplysninger bliver behandlet på den mest forsvarlige måde. Vi behandler alene de personoplysninger, der er nødvendige for, at vi lever op til vores forpligtigelser som kommune, medmindre vi forinden har indhentet udtrykkeligt samtykke til at behandle personoplysninger i videre omfang. 

Formål og retsgrundlag for behandling af personoplysninger 

Behandlingen af dine personoplysninger er en forudsætning for, at vi kan behandle din henvendelse i form af en forespørgsel, ansøgning, klage e. lign i forhold til den lovgivning, der hører under By, Byggeri & Arkitektur. Behandlingen af dine personoplysninger kan også være nødvendig i forbindelse med en henvendelse fra en anden borger, hvis behandlingen af denne henvendelse forudsætter, at du inddrages i sagen. Det kan f.eks. være, hvis du skal partshøres i forbindelse med kommunens behandling af en ansøgning om byggetilladelse fra din nabo, eller hvis din nabo klager over forhold på din ejendom. 

Dine personoplysninger behandles efter databeskyttelsesforordningen (forordning 2016/679 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger) og national lov på området. 

Hjemlen for at behandle dine personoplysninger afhænger af sagstypen. Alt afhængigt af, hvilken sag, det drejer sig om, behandles din sag efter en eller flere af følgende lovgrundlag: 

• Databeskyttelsesforordningen 2016/679 artikel 6, stk. 1, litra c og e (almindelige personoplysninger) og forvaltningsloven § 29. Der indgår som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger. I det omfang vi modtager følsomme personoplysninger, vil de som udgangspunkt ikke indgå i sagsbehandlingen og vi vil ikke slette dem af egen drift. 
• Planloven, byggeloven, udstykningsloven, lov om boligforhold, BBR-loven, beredskabsloven, lov om byfornyelse og udvikling af byer, almenboligloven, bygningsfredningsloven, museumsloven, offentlighedsloven, forvaltningsloven samt regler udstedt i medfør af disse love. 

Dine personoplysninger vil kunne blive gjort tilgængelige på kommunens byggesagsarkiv, hvor kommunen offentliggør oplysninger om de enkelte ejendomme i kommunen, herunder oplysninger om meddelte byggetilladelser og indgivne ansøgninger. Der vil typisk være tale om offentliggørelse af personoplysninger som navn og adresse, medmindre du har adressebeskyttelse. 
 
Dine oplysninger vil også kunne blive anvendt til administrative formål. Det er fx når vi udformer statistikker, ledelsesinformation, regnskaber og budgetter. 

Kategori af personoplysninger 

Til brug for behandlingen af sagen, vil kommunen som udgangspunkt alene behandle almindelige personoplysninger som navn, adresse, tlf. nr. og cpr. nr. 

Hvor stammer personoplysningerne fra 

Vi behandler normalt kun oplysninger som vi har modtaget fra dig eller andre interessenter. Andre interessenter kan være en nabo, der klager over forhold på din ejendom, eller en anden myndighed, der videresender en henvendelse fra dig til kommunen. Hvis det er relevant for sagsbehandlingen, kan vi indhente øvrige oplysninger fra andre forvaltninger, myndigheder eller lign. hvis vi har lovhjemmel til det, eller du har givet udtrykkeligt samtykke. 

Videregivelse af personoplysninger 

Kommunen videregiver oplysninger til andre offentlige myndigheder, private virksomheder eller borgere, der lovmæssigt har krav på oplysningerne eller samarbejder med kommunen, herunder i forbindelse med aktindsigt. 

Vi videregiver dine personoplysninger, hvis det er nødvendigt for, at vi kan behandle din sag eller i øvrigt løse vores opgaver som kommune – og selvfølgelig kun, når det er lovligt.  

Som mulige modtagere af dine personoplysninger kan nævnes: 

• Andre afdelinger i kommunen.
• Databehandlere, der på vegne af kommunen behandler dine personoplysninger.
• Andre offentlige myndigheder som selvstændig dataansvarlige, herunder andre kommuner, SKAT, klageinstanser
• Eksterne rådgivere som selvstændig dataansvarlige
• Offentligheden som led i offentliggørelse af almindelige personoplysninger på vores hjemmeside, i pressemeddelelser, politiske dagsordner mv.
• Andre interessenter som led i besvarelse af anmodninger om aktindsigt 

By, Byggeri & Arkitektur videregiver ikke dine oplysninger til tredjelande. 

Opbevaring af personoplysninger 

Når vi behandler personoplysninger om dig og gemmer dem i forbindelse med kommunens arbejde, er der forskellige retningslinjer for, hvor længe oplysningerne gemmes. Det afhænger af, hvilket formål der er med at gemme oplysningerne, og hvor længe kommunen har behov for at gemme oplysningerne for at kunne varetage kommunens opgaver. Der er altså forskellige opbevaringstider alt efter, hvilken sag det drejer sig om. 

Inden for nogle fagområder skal kommunen aflevere dine sager og oplysninger til et arkiv, inden kommunen må slette dem. Det bestemmes af arkivloven. 

Når en byggesag er færdigbehandlet, bliver den gemt på www.filarkiv.dk, som er kommunens byggesagsarkiv. Her vil dit navn og adresse som udgangspunkt blive gemt som nævnt ovenfor. Eventuelle følsomme personoplysninger fjernes inden offentliggørelse.   

Du kan få nærmere oplysninger om, hvor længe vi gemmer dine oplysninger ved at kontakte By, Byggeri & Ejendomme. Du kan se vores kontaktoplysninger nedenfor. 

Frederiksberg Kommune kan anvende databehandlere til behandling, herunder opbevaring, af personoplysninger. Når det er tilfældet, vil Frederiksberg Kommune have indgået databehandleraftaler iht. Databeskyttelsesforordningens krav herom.   

Rettigheder 

Efter databeskyttelsesforordningen har du bl.a. ret til at

• blive orienteret om indsamling, behandling og videregivelse af personoplysninger
• få indsigt i de personoplysninger kommunen behandler om dig
• få forkerte eller vildledende oplysninger om dig rettet
• i særlige tilfælde få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer
• i visse tilfælde få behandlingen af dine personoplysninger begrænset
• i visse tilfælde modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring
• gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine personoplysninger
• tilbagekalde et evt. samtykke. 

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning: https://www.datatilsynet.dk/borger/hvad-er-dine-rettigheder 

Kontaktoplysninger på Frederiksberg Kommune 

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte By, Byggeri & Arkitektur på tlf. 38 21 21 21.

Vores adresse er Smallegade 1, 2000 Frederiksberg. 

Du kan endvidere skrive til vores databeskyttelsesrådgiver.

Klage 

Du kan klage til Datatilsynet over Frederiksberg Kommunes behandling af dine oplysninger. Henvendelse skal ske til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby. Du kan læse mere om Datatilsynet og databeskyttelsesforordningen på Datatilsynets hjemmeside.

Behandlingsformål

I forbindelse med dit barns plads i dagtilbud i Frederiksberg Kommune, har du pligt til at oplyse en række personoplysninger om dig og dit barn. Dagtilbudsafdelingen i Frederiksberg Kommune er dataansvarlig for de oplysninger, vi modtager. Oplysningerne anvendes i forbindelse med pasningen af dit barn og de opgaver, der er forbundet hermed.

Dette er blandt andet opgaver i forbindelse med:

• Anvisning af plads i dagtilbud, SFO, klub og ungdomsklub.
• Tildeling af økonomisk, socialpædagogisk - eller behandlingsmæssigt fripladstilskud.
• Tildeling af særlig formålsplads eller ekstra ressourcer.
• Sprogvurderinger
• Oprettelse af brugere i kommunens administrative systemer.
• Kommunikation mellem forældre, dagtilbud og relevante samarbejdspartnere som f.eks. Tandplejen, Sundhedsplejen, Skoleafdelingen, Familieafdelingen og PPR.
• Derudover kan anonymiserede data blive brugt til at skabe generel viden om børns sundhed og trivsel i kommunen.

Grundlag for behandling og kategorier af personoplysninger

Grundlaget for behandling af dine og dit barns oplysninger er:

• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra a (samtykke)
• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (behandling af almindelige personoplysninger)
• Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a (samtykke)
• Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b (følsomme oplysninger)
• Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra h (behandling af særlige kategorier af personoplysninger)
• Databeskyttelsesloven §11 (behandlingen af CPR-nummer)
• Dagtilbudsloven §3 a

Modtagere eller kategorier af modtagere

Vi videregiver dine og dit barns personoplysninger til andre offentlige myndigheder i det omfang, de har berettiget og lovmæssigt hjemmel til det. Hvis du benytter et privat eller et selvejende dagtilbud, vil vi videregive de oplysninger, som er relevante i forhold til pasningen af dit barn i dagtilbuddet.

I det omfang Dagtilbudsafdelingen i Frederiksberg Kommune anvender it-leverandører til at løse opgaver på vores vegne (fx intranettet, pladsanvisningssystemet mv.) overlader vi personoplysninger til leverandører, som udvikler og drifter platforme og digitale tjenester på vegne af kommunen. Vi indgår databehandleraftaler og fører tilsyn med disse leverandører. 

Vi kan modtage oplysninger om dig og dit barn fra andre

Frederiksberg Kommune kan modtage oplysninger fra andre myndigheder, fx hvis dit barn har gået i dagtilbud i en anden kommune og I er flyttet. Det kan også være, at vi modtager oplysninger fra det selvejende eller private dagtilbud, som dit barn går i. Når vi modtager oplysninger fra tredjeparter, behandler vi dem på samme måde som øvrige oplysninger beskrevet i denne privatlivspolitik.

Opbevaring af dine personoplysninger

De personoplysninger, som vi indsamler og behandler om dig og dit barn, er omfattet af kommunens journaliseringspligt. Hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger afhænger af, hvor lang tid vi har brug for dine og dit barns personoplysninger for at kunne varetage vores myndighedsopgaver (normalt 5 år). Når vi ikke har brug for dine og dit barns oplysninger længere, arkiveres den sag som dine oplysninger indgår i. Oplysningerne vil efter en vis periode enten blive slettet eller blive overført til Stadsarkivet, i overensstemmelse med regler i arkivloven.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningens artikel 13-18 og 20-21 en række rettigheder i forhold til vores behandling af personoplysninger om dig og dit barn, hvilket du til enhver tid kan rette henvendelse om:

• At blive orienteret om indsamling, behandling og videregivelse
• Indsigt i behandlingen af personoplysninger.
• Retten til at gøre indsigelse mod behandlingen af personoplysninger
• Berigtigelse, sletning, begrænsning eller udlevering af personoplysninger.

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet. Det kan du gøre på tlf. 3319 3200 eller via mail: dt@datatilsynet.dk

I forbindelse med løsningen af familieafdelingens opgaver, behandler vi en række personoplysninger. I det følgende beskrives det, hvordan vi behandler personoplysninger specifikt i familieafdelingen. 

Uddybende om personoplysninger i børnesager

Personoplysninger kan for eksempel være personnumre eller være indeholdt i skoleudtalelser eller lægejournaler, der gør det muligt at identificere dig eller dit barn ud fra oplysningerne eller i kombination med andre oplysninger.

Når vi i det følgende skriver om ”dine personoplysninger”, gælder det samme for hvordan vi behandler oplysninger om dit barn.

Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os

Frederiksberg Kommune er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler om dig. Med behandling menes for eksempel, at vi indsamler, registrerer, videregiver eller sletter persondata

Som dataansvarlig skal vi sikre, at behandlingen af dine personoplysninger lever op til reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven. Det betyder blandt andet, at vi kun indhenter de personoplysninger, der er nødvendige for at behandle din sag, at vi har lov til at behandle de personoplysninger, vi beder om, og at vi er i stand til at efterleve dine rettigheder, når dine oplysninger er registreret hos os.

Databeskyttelsesrådgiveren – hvordan kontakter du DPO’en

Hvis du har spørgsmål til en konkret børnesag, beder vi dig kontakte familieafdelingen.

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger eller dine rettigheder i henhold til EU's databeskyttelsesforordning (GDPR), er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver. 

Hvis din henvendelse indeholder cpr.nr. eller følsomme personoplysninger, skal du anvende sikker digital post.

På Datatilsynet.dk kan du læse mere om databeskyttelsesrådgiverens rolle. Se eventuelt også kommunens hjemmeside www.frederiksberg.dk/databeskyttelse. Du har ret til at klage til Datatilsynet over kommunens behandling af dine personlige oplysninger.

Formålet med at indsamle og anvende personoplysninger

I en børnesag behandler vi personoplysninger om dig og dit barn.

Formålet med behandlingen af dine eller dit barns personoplysninger er at undersøge, om dit barn eller jeres barn har behov for forebyggende indsatser eller særlig støtte, og i givet fald hvilken form for indsats der er den rigtige. Vi bruger ikke dine eller dit barns personoplysninger til andre formål.

Som led i behandlingen af en børnesag behandler vi:

• personoplysninger, du selv giver os i forbindelse med børnesagen
• personoplysninger, vi modtager eller indhenter fra andre

Familieafdelingen kan modtage eller indhente oplysninger fra andre, fx andre dele af Frederiksberg Kommune og andre kommuner, dagtilbud, skoler, plejefamilier, opholdssteder, døgninstitutioner, krisecentre, behandlingssteder, socialtilsynet, sundhedsvæsenet, politiet, fogedretten samt samarbejdspartnere og privatpersoner. Det gør vi kun, hvis det er et nødvendigt og sagligt led i sagsbehandlingen. Hvis dit samtykke er nødvendigt, indhenter vi dette inden. I en række tilfælde kan vi modtage eller indhente oplysninger uden dit samtykke.

Når familieafdelingen opretter en børnesag, sker det på barnets cpr.nr. (personnummer) – eller morens, hvis der er tale om et ufødt barn. Vi opretter eksempelvis en børnesag, hvis I selv henvender jer og søger støtte, eller hvis vi modtager en underretning fra en person eller institution, der er bekymret for jeres barns trivsel og udvikling.

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Familieafdelingens medarbejdere har tavshedspligt om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold efter reglerne i forvaltningslovens § 27 og straffelovens bestemmelser.

Når familieafdelingen i en børnesag – med eller uden samtykke – kan indhente oplysninger, for eksempel til brug for en børnefaglig undersøgelse (jf. § 20 i barnets lov), sker det med grundlag i retssikkerhedslovens § 11 a og § 11 c.

Grundlaget for behandlingen af dine oplysninger er sociallovgivningen (fx barnets lov og lov om retssikkerhed på det sociale område (retssikkerhedsloven)) om kommunens myndighedsudøvelse i børnesager sammenholdt med databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (myndighedsopgaver), artikel 9, stk. 2, litra b (følsomme personoplysninger), artikel 10 (strafdomme og lovovertrædelser). For behandlingen af cpr.nr. (personnummer) er vores grundlag databeskyttelseslovens §11.

Videregivelse af dine personoplysninger til andre (kategorier af modtagere)

I nogle tilfælde vil kommunen skulle videregive personoplysninger om dig til andre. Vi beskriver nedenfor, hvem det kan være. Vi videregiver kun dine personoplysninger, hvis der er et lovligt grundlag for at videregive dem, for eksempel fordi det følger af lovgivningen, eller fordi du har givet samtykke til det.

Familieafdelingen kan videregive dine oplysninger til andre modtagere, for eksempel til:

• Andre dele af Frederiksberg Kommune, fx socialforvaltningen, dagtilbud, skoler, PPR og Familie- og Ungerådgivningen (FUR) med henblik på børnesagsbehandling, overgang fra barn til voksen, læring og undervisning samt politikerbetjening
• En ny opholdskommune eller andre offentlige myndigheder, fx kommunale opholdssteder og institutioner, ankestyrelsen, socialtilsynet, sundhedsvæsenet, politiet og domstolene, herunder fogedretten
• Eksterne, private samarbejdspartnere eller leverandører (herunder selvstændige databehandlere), som familieafdelingen samarbejder med, fx selvejende institutioner, skoler, behandlingssteder, psykologer, læger, plejefamilier og private opholdssteder for børn og unge
• En partsrepræsentant, hvis du som part i sagen, fx som forældremyndighedsindehaver, har givet en advokat eller en person fuldmagt til at bede om aktindsigt i børnesagen

Vi kan modtage oplysninger om dit barn fra andre

Frederiksberg Kommune kan modtage oplysninger fra andre myndigheder, fx hvis dit barn har gået i dagtilbud i en anden kommune, og I er flyttet. Det kan også være, at vi modtager oplysninger fra det selvejende eller private dagtilbud, som dit barn går i. Når vi modtager oplysninger fra tredjeparter, behandler vi dem på samme måde som øvrige oplysninger beskrevet i denne privatlivspolitik.

Opbevaring af dine personoplysninger

Familieafdelingen behandler personoplysninger om dig og dit barn, så længe vi har et lovligt og sagligt formål. Det vil der for eksempel være, så længe vi samarbejder med dig eller dit barn eller I modtager ydelser eller indsatser fra familieafdelingen.

Hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger afhænger af, hvor lang tid vi har brug for dine personoplysninger for at kunne varetage vores myndighedsopgaver. Når vi ikke har brug for dine oplysninger længere, afsluttes/arkiveres den sag, dine oplysninger indgår i. Oplysningerne vil efter en vis periode enten blive slettet eller blive bevaret og overført til Frederiksberg Stadsarkiv i overensstemmelse med regler i arkivloven. De fleste sager i familieafdelingen bevares.

Databehandleraftaler

Frederiksberg Kommune er dataansvarlig for de oplysninger om borgere, vi behandler i forbindelse med vores sagsbehandling.

Kommunen har indgået databehandleraftaler med IT-leverandører af for eksempel elektroniske sagsbehandlingssystemer.

Frederiksberg Kommune benytter sig i nogle tilfælde af eksterne leverandører til løsning af kommunens opgaver. Det kan for eksempel være en et revisionsfirma eller en IT-leverandør af for eksempel elektroniske sagsbehandlingssystemer.

Når kommunen overlader personoplysninger til en ekstern leverandør (databehandler), der behandler oplysninger på vores vegne, må leverandøren kun anvende personoplysningerne til den konkrete opgave, og leverandøren skal sørge for passende organisatorisk og teknisk sikkerhed. Kommunen indgår databehandleraftaler, der beskriver, hvordan leverandøren skal behandle personoplysningerne, hvad de må og ikke må, og vi fører et løbende tilsyn med, at de overholder aftalen.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningens artikel 15-18 og 20-21 en række rettigheder i forhold til vores behandling af personoplysninger om dig. Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du til enhver tid kontakte Frederiksberg Kommune.

Du har:

• Ret til at blive orienteret om indsamling, behandling og videregivelse
• Ret til indsigt i behandlingen af dine personoplysninger
• Ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger
• I visse tilfælde ret til berigtigelse, sletning, begrænsning eller udlevering af dine personoplysninger
• Ret til at indgive en klage til Datatilsynet over Frederiksberg Kommunes behandling af dine personoplysninger.

Datatilsynets kontaktoplysninger: telefon 3319 3200, mail: dt@datatilsynet.dk.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på Datatilsynet.dk.

Sådan behandler vi dine personoplysninger 

I forbindelse med samarbejde mellem skoler/dagtilbud, Familieafdelingen, Sundhedscentret, forældre m.fl. og Fællesrådgivningen for Børn og Unge i Frederiksberg Kommune, behandler vi personoplysninger om dig og dit barn, som vi er dataansvar-lig for.

Fællesrådgivningen består af Pædagogisk Psykologisk Rådgivning (PPR), Familie- og Ungerådgivningen (FUR) samt Frederiksberg Børneterapi. Fællesrådgivningen tilbyder rådgivning, behandling og undersøgelser vedrørende børn og unge fra 0-25 år.

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål: 

Grundlaget for behandling af dine oplysninger er databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra e (myndighedsopgave), artikel 9, stk. 2, stk. b om behandling af følsomme personoplysninger. Som lovhjemmel henviser vi til Folkeskolelovens §3stk. 2 og 3 og 3a, ”Bekendtgørelse om folkeskolens specialundervisning og anden special-pædagogisk bistand”, ”Bekendtgørelse om folkeskolens specialpædagogiske bistand til børn, der endnu ikke har påbegyndt skolegangen”, ”Bekendtgørelse om specialundervisning og anden specialpædagogisk bistand efter Folkeskoleloven, i dagbehandlingstilbud og på anbringelsessteder” ”Bekendtgørelse af lov om friskoler og private grundskoler m.v.”, ”Bekendtgørelse af lov om efterskoler og frie fagskoler”, Barnets Lov § 31, § 32, stk. 1, nr. 8, § 81, stk. 1, Servicelovens § 86, stk. 2, jf. BL § 90, nr. 3 BL  samt Sundhedslovens § 140. 

For behandlingen af CPR-nummer er vores retsgrundlag databeskyttelsesloven § 11. 

Videregivelse af oplysninger

Som hovedregel indhentes altid forældresamtykke til videregivelse af oplysninger. Hvis vi sammen med forældre og barnet/den unge indgår i et konkret samarbejde med fx Familieafdelingen i Frederiksberg Kommune eller Børne- og ungdomspsyki-atrien, vil vi videregive personoplysninger om dig og dit barn, i det omfang, vi har aftalt dette med forældrene/forældremyndighed. Familieafdelingen kan dog, jf Ser-vicelovens §50, i særlige tilfælde kræve oplysninger udleveret uden samtykke. 

Efter §133 i Barnets Lov har Fællesrådgivningen desuden en særlig udvidet underretningspligt til de sociale myndigheder, hvis der er alvorlig bekymring for barnet/den unges trivsel og udvikling.

Vi kan modtage oplysninger om dig fra andre 

Frederiksberg Kommune kan modtage oplysninger fra andre myndigheder, i det omfang vi har et berettiget behov, som relaterer sig til formålet beskrevet øverst i denne privatlivspolitik. Det kan for eksempel være, hvis du er flyttet til kommunen, eller vi modtager en henvendelse fra Region/Sundhedssektor. Når vi modtager oplysninger fra tredjeparter, behandler vi dem på samme måde som øvrige oplysninger beskrevet i denne privatlivspolitik. 

Opbevaring af dine personoplysninger

Hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger afhænger af, hvor lang tid vi har brug for dine personoplysninger for at kunne varetage vores myndighedsopgaver. Når vi ikke har brug for dine oplysninger længere, lukkes den sag som dine oplysninger indgår i, senest et år efter seneste aktivitet. Oplysningerne vil efter max 5 år blive overført til Stadsarkivet, i overensstemmelse med regler i arkivloven. Ingen andre end den pågældende borger eller dennes forældremyndighed, har adgang hertil.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningens artikel 15-18 og 20-21 en række rettigheder i forhold til vores behandling af personoplysninger om dig, hvilket du til enhver tid kan rette henvendelse om: 

• Ret til at blive orienteret om indsamling, behandling og videregivelse
• Ret til indsigt i behandlingen af dine personoplysninger
• Ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger
• I visse tilfælde ret til berigtigelse, sletning, begrænsning eller udlevering af dine personoplysninger 

 Du har altid mulighed for at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk  

I forbindelse med dit barns skolegang i Frederiksberg Kommune behandler vi personoplysninger om dig og dit barn, som vi er dataansvarlig for. I den forbindelse har vi pligt til at orientere dig om hvad vi bruger personoplysningerne til.

Personoplysningerne anvendes udelukkende til at sikre at vi lever op til folkeskolelovens formål.
Vær opmærksom på at du kan være tilknyttet flere institutioner, afhængig af hvilken skole og hvilke fritidstilbud, du er indskrevet under. Alle kommunalt drevne fritidstilbud (klub eller SFO) ligger forankret under en af kommunens folkeskoler. 

Behandlingsformål

Vi behandler dig og dit barns personoplysninger til følgende formål:

• opfyldelse af undervisningspligten
• understøttelse af skolehjem-samarbejdet
• oprettelse af dig og dit barn som bruger i blandt andet Aula, de skoleadministrative systemer og i læringsplatformen samt for dit barns vedkommende i Microsoft 365 og i digitale læremidler som anvendes
• kommunikation mellem forældre og relevante samarbejdspartnere, f.eks. uddannelsesvejledning, tandpleje, sundhedspleje samt fællesrådgivningen.

Grundlag for behandling og kategorier af personoplysninger

Grundlaget for behandling af dine og dit barns personoplysninger er:

• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra a (samtykke)
• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (behandling af almindelige personoplysninger)
• Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a (samtykke)
• Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b (følsomme oplysninger)
• Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra h (behandling af særlige kategorier af personoplysninger)
• Databeskyttelsesloven §11 (behandlingen af CPR-nummer)
• folkeskolelovens kapitel 1 §2 samt kapitel 5

Modtagere eller kategorier af modtagere

Vi videregiver dine og dit barns personoplysninger til andre relevante myndigheder eller samarbejdspartnere med et legitimt formål, f.eks. uddannelsesvejledningen, tandplejen, sundhedsplejen, fællesrådgivningen eller eksterne parter i forbindelse med åben skole samarbejde eller arrangementer på skolen. Frederiksberg Kommune overlader desuden personoplysninger til leverandører, som udvikler og drifter platforme og digitale tjenester på vegne af kommunen.

Vi indgår databehandleraftaler og fører tilsyn med disse leverandører. 

Opbevaring af personoplysninger

De personoplysninger, som vi indsamler og behandler om dig eller dit barn, er omfattet af kommunens journaliseringspligt. Hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger afhænger af, hvor lang tid vi har brug for dine og dit barns personoplysninger for at kunne varetage vores myndighedsopgaver (normalt 5 år). Når vi ikke har brug for dine og dit barns oplysninger længere, arkiveres den sag som dine oplysninger indgår i. Oplysningerne vil efter en vis periode enten blive slettet eller blive overført til Stadsarkivet, i overensstemmelse med regler i arkivloven.

Rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningens artikel 13–18 og 20–21 en række rettigheder i forhold til vores behandling af personoplysninger om dig eller dit barn, hvilket du til enhver tid kan rette henvendelse om:

• blive orienteret om indsamling, behandling og videregivelse
• få indsigt i behandlingen af personoplysninger.
• retten til at gøre indsigelse mod behandlingen af personoplysninger
• berigtigelse, sletning, begrænsning eller udlevering af personoplysninger.

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet. Det kan du gøre på telefon 3319 3200 eller via mail dt@datatilsynet.dk 

Sådan behandler vi dine personoplysninger

I forbindelse med din henvendelse til Socialafdelingen behandler Frederiksberg Kommune personoplysninger om dig, som vi er dataansvarlige for. 

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål: At vurdere ansøgningen, iværksætte den bevilgede hjælp efter serviceloven, sundhedsloven og almenboligloven, og kommunikere med leverandøren af hjælpen.

Så længe du modtager hjælpen/behandlingen vil Frederiksberg Kommune fortsat behandle dine personoplysninger. I nogle tilfælde behandler vi dine personoplysninger til intern ledelsesinformation, f.eks. overblik over antallet af sager.

Grundlag for behandling og kategorier af personoplysninger

Vi behandler personoplysninger om dig i kategorierne:

• Almindelige personoplysninger
• Følsomme personoplysninger (helbredsoplysninger)
• Strafdomme og lovovertrædelser, hvis den konkrete opgave kræver det
• CPR-nummer

Grundlaget for behandling af dine oplysninger er databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke), artikel 6, stk1, litra e (myndighedsopgave), artikel 9, stk. 2, om behandling af følsomme personoplysninger, og servicelovens §§ 10 og 12 (kommunens rådgivnings- og vejledningsforpligtelse) samt retssikkerhedslovens § 5 (pligt for kommune til at belyse anmodninger om hjælp efter alle de muligheder, der findes for at give hjælp efter den sociale lovgivning, herunder hjælp hos andre myndigheder eller efter anden lovgivning).

For behandlingen af CPR-nummer er vores retsgrundlag databeskyttelsesloven § 11. For behandling af personoplysninger vedr. strafdomme og lovovertrædelser er vores retsgrundlag artikel 10 i databeskyttelsesforordningen.

Hvem deler vi oplysningerne med?

Vi videregiver dine personoplysninger til andre offentlige myndigheder og til leverandøren af ydelsen. Vi videregiver kun oplysninger i det omfang, det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver, og kun når du har givet samtykke eller det kræves af os ifølge lovgivningen.

Vi indberetter også personoplysninger til Danmarks Statistik i overensstemmelse med vores forpligtelse i § 1 i bekendtgørelse om dataindberetning på socialområdet.

Vi overlader dine personoplysninger til vores systemleverandører i henhold til databehandleraftale, og alene med det formål at muliggøre vores anvendelse af de pågældende it-systemer, og hvor kommunen fører løbende tilsyn med sikkerheden.

Vi modtager oplysninger om dig fra andre

Frederiksberg Kommune modtager oplysninger fra andre myndigheder, i det omfang vi har et berettiget behov, som relaterer sig til formålet beskrevet øverst i denne privatlivspolitik. Det kan være oplysninger fra hospitaler, privatpraktiserende læger eller andre, som behandler dig. Det kan også være oplysninger fra den leverandør, som udfører hjælpen. Når vi modtager oplysninger fra tredjeparter, behandler vi dem på samme måde som øvrige oplysninger beskrevet i denne privatlivspolitik.

Vi modtager personoplysninger om dig i kategorierne:

• Almindelige personoplysninger
• Følsomme personoplysninger (helbredsoplysninger)
• Strafdomme og lovovertrædelser, hvis retten eller politiet vurderer, at Socialafdelingen skal orienteres eller bliver pålagt at føre tilsyn eller levere en specifik ydelse
• CPR-nummer

Opbevaring af dine personoplysninger

Hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger afhænger af, hvor lang tid vi har brug for dine personoplysninger for, at kunne varetage vores myndighedsopgaver. Når vi ikke har brug for dine oplysninger længere, arkiveres den sag som dine oplysninger indgår i. Oplysningerne vil efter en vis periode enten blive slettet eller blive overført til Stadsarkivet, i overensstemmelse med regler i arkivloven.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningens artikel 15-18 og 20-21 en række rettigheder i forhold til vores behandling af personoplysninger om dig, hvilket du til enhver tid kan rette henvendelse om:

•    Ret til indsigt i behandlingen af dine personoplysninger
•    Ret til at blive orienteret om indsamling, behandling og videregivelse
•    Ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger
•    I visse tilfælde ret til berigtigelse, sletning, begrænsning eller udlevering af dine personoplysninger 

Du har altid ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, eller ønsker at udøve dine rettigheder, er du altid velkommen til at kontakte os på:

Frederiksberg Kommune
Smallegade 1
2000 Frederiksberg
Telefon: 38212121

CVR: 11259979

Send sikker Digital Post til Databeskyttelse

Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Hvis du har spørgsmål til dine rettigheder i forbindelse med Frederiksberg Kommunes behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte Kommunens Databeskyttelsesrådgiver via sikker Digital Post på:
Send sikker Digital Post til Databeskyttelsesrådgiveren

Socialtilsyn Hovedstaden er en offentlig myndighed, der også er dataansvarlig ift. de oplysninger, der registreres i forbindelse med tilsynet. Socialtilsynets opgave er at godkende og føre tilsyn med, om sociale tilbud og plejefamilier har en tilstrækkelig høj kvalitet. Socialtilsynet fører blandt andet tilsyn med botilbud, døgntilbud, børne- og ungehjem, plejefamilier, krisecentre, herbergs- og misbrugstilbud.

Retten til indsigt

Fordi Socialtilsyn Hovedstaden indsamler oplysninger om dig, har du ret til: 

• At bede Socialtilsyn Hovedstaden om at få indsigt i de personoplysninger, vi har registreret om dig 
• At få udleveret en liste over kategorierne af de personoplysninger, du på et tidspunkt har oplyst til Socialtilsyn Hovedstaden

Hvis du gerne vil have indsigt i de oplysninger, Socialtilsyn Hovedstaden har registreret om dig, kan du kontakte os via vores kontaktoplysninger. 

Databeskyttelsesrådgiveren

Du kan kontakte Frederiksberg Kommunes databeskyttelsesrådgiver, der også varetager funktionen som DPO over for Socialtilsyn Hovedstaden - via kontaktoplysningerne nederst på siden.

Nedenfor kan du læse om, hvordan vi behandler dine oplysninger.

Information til medarbejdere, ledere og bestyrelsesmedlemmer om behandling af personoplysninger

I forbindelse med tilsynet har tilbuddet, efter anmodning fra Socialtilsyn Hovedstaden som dataansvarlig, pligt til at give oplysninger om tilbuddet, der er nødvendige for udførelsen af tilsynet. Det kan eksempelvis være oplysninger om medarbejdere og ledere i tilbuddet og bestyrelsesmedlemmer, hvis der er tale om et privat tilbud. I den sammenhæng kan Socialtilsyn Hovedstaden blandt andet få indsigt i dit navn, din fødselsdato, oplysninger om dit ansættelsesforhold, din uddannelsesmæssige baggrund samt straffemæssige forhold.

De oplysninger, Socialtilsyn Hovedstaden indsamler, bruger vi til at vurdere, om tilbuddet har den fornødne kvalitet, og om personalegruppen samlet set har de fornødne kompetencer i forhold til målgruppen. Efter tilsynsbesøget udarbejder vi en tilsynsrapport, som bliver sendt til tilbuddet. De personlige oplysninger, vi har indsamlet om dig, vil ikke fremgå i tilsynsrapporten, men de vil blive behandlet og registreret i Socialtilsyn Hovedstadens IT-systemer.

Socialtilsyn Hovedstaden har ret til at indsamle oplysninger fra ansatte eller andre relevante personer i tilbuddet i forbindelse med tilsynsbesøget. Denne ret følger af § 7, stk. 3, nr. 6 i lov om socialtilsyn.

Tilbuddets pligt til at give Socialtilsyn Hovedstadens oplysninger om dig i forbindelse med tilsynsbesøget følger af § 12, stk. 2 i lov om socialtilsyn.

Information til plejefamilier om behandling af personoplysninger

I forbindelse med tilsynsbesøget kan socialtilsynet indhente oplysninger om dig/jer, der er nødvendige for udførelsen af tilsynet fra den kommune/de kommuner, hvorfra I har fået anbragt et barn, eller fra andre relevante personer, fx fra jeres egne børn eller plejebarnets biologiske forældre. De oplysninger vi indhenter fra kommunen eller fra andre relevante personer vil typisk angå den generelle trivsel i familien. Formålet med at indhente oplysninger om jer er at vurdere, om I efter en samlet vurdering har den fornødne kvalitet, jf. lov om socialtilsyn § 6.

Retten til at indsamle oplysninger om dig/jer fra kommunen og/eller andre relevante personer følger af § 7, stk. 3, nr. 3 og nr. 6 i lov om socialtilsyn.

Ifølge § 12, stk. 2 i lov om socialtilsyn har personer, der ansøger om at blive godkendt som plejefamilie, også pligt til at give Socialtilsyn Hovedstaden de oplysninger, vi beder om. De oplysninger, du/I videregiver til Socialtilsyn Hovedstaden, bruger vi til at vurdere, om I er egnede til at blive plejefamilie. Efter tilsynsbesøget udarbejder vi en tilsynsrapport, som bliver sendt til dig/jer. Eventuelle fortrolige personoplysninger, som du/I videregiver til Socialtilsyn Hovedstaden, vil ikke fremgå af tilsynsrapporten.

Godkendte plejefamilier har jf. § 12, stk. 2 i lov om socialtilsyn også pligt til løbende og af egen drift at give socialtilsynet oplysninger om væsentlige ændringer i forhold, der lå til grund for godkendelsen. Godkendte plejefamilier har altså en løbende oplysningsforpligtigelse over for socialtilsynet.

Videregivelse af oplysninger vedrørende plejefamilier

Hvis socialtilsynet bliver opmærksom på bekymrende forhold i plejefamilien, har socialtilsynet pligt til at underrette de kommuner, som har anbragt plejebarnet.

Information til beboere og brugere på tilbud og i plejefamilier om behandling af personoplysninger

Socialtilsynet undersøger, om du som borger i tilbuddet eller plejefamilien får den hjælp og støtte, du har behov for. Vi fører et generelt tilsyn med kvaliteten i selve tilbuddet eller plejefamilien, men ikke et personrettet tilsyn i forhold til enkelte borgere.

For at kontrollere og vurdere kvaliteten kommer socialtilsynet på besøg mindst én gang om året i alle tilbud og plejefamilier. Formålet med besøget er at undersøge forholdene i tilbuddene og plejefamilierne og vurdere, om du som borger får den støtte, du har brug for. I forbindelse med tilsynsbesøget vil vi gerne tale med dig, der bor på tilbuddet eller i plejefamilien, eller som er bruger af behandlingstilbuddet. Socialtilsynet vil blandt andet tale med dig om, hvordan du oplever at bo på tilbuddet, hvad du er særligt glad for, og hvad du er mindre glad for. Det er vigtigt for os at inddrage dig på tilsynsbesøget, da du er den, der ved mest om, hvordan det er at være på tilbuddet eller i plejefamilien.

Formålet med indsamlingen af oplysninger

De oplysninger, du videregiver til Socialtilsyn Hovedstaden, bruger vi til at vurdere kvaliteten i det tilbud eller den plejefamilie, du bor på/hos eller kommer i. Efter tilsynsbesøget udarbejder vi en tilsynsrapport, som bliver sendt til tilbuddet eller plejefamilien. De personlige oplysninger, som du videregiver til Socialtilsyn Hovedstaden, vil ikke fremgå i tilsynsrapporten, og de vil heller ikke blive videreformidlet til tilbuddet. Men de vil blive behandlet og registreret i Socialtilsyn Hovedstadens IT-systemer.

I forbindelse med tilsynet kan Socialtilsyn Hovedstaden indhente oplysninger fra tilbuddet, kommunen eller andre relevante personer om alle borgere i tilbuddet. Vi kan kun bede om indsigt i oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af tilsynet. Det kan eksempelvis være oplysninger om, hvem der er indskrevet på tilbuddet og hvorfor, udredningsskrivelser, indsatsplaner, handleplaner og journalnotater. I den sammenhæng kan Socialtilsyn Hovedstaden blandt andet få indsigt i dit CPR-nummer, navn, dine skole- eller stillingsoplysninger og fritidsoplysninger, samt oplysninger om dit fysiske og mentale helbred, eventuelle sociale udfordringer, familieforhold og indberetninger om magtanvendelser over for dig.

Socialtilsyn Hovedstaden har ret til at indsamle oplysninger fra borgere eller andre relevante personer i tilbuddet eller plejefamilien i forbindelse med tilsynsbesøget. Denne ret følger af § 7, stk. 3, nr. 6 i lov om socialtilsyn. Retten til at indsamle oplysninger om dig/jer fra kommunen eller f.eks. ungekriminalforsorgen følger af § 7, stk. 3, nr. 3 i lov om socialtilsyn. Det følger desuden af lov om socialtilsyn § 20, at tilbuddets videreformidling af oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af det driftsorienterede tilsyn, kan ske uden samtykke fra borgeren.

Videregivelse og opbevaring af oplysninger

I Socialtilsyn Hovedstaden benytter vi databehandlere i form af IT-leverandører. Databehandleren må alene behandle oplysninger for Socialtilsyn Hovedstaden efter vores instruks. Det er stadig os, der er ansvarlig for dine oplysninger. Derfor fører vi bl.a. tilsyn med, at databehandleren beskytter dine oplysninger korrekt.

De oplysninger, vi indsamler om dig, opbevarer vi så længe, de er nødvendige i vores arbejde. Dette kan for eksempel være i forhold til de forpligtelser, vi har, i henhold til gældende lovgivning bl.a. offentlighedsloven.

Sådan behandler vi dine personoplysninger

I forbindelse med din henvendelse til Sundheds- og Omsorgsafdelingen i Frederiksberg kommune behandler Frederiksberg Kommune personoplysninger om dig, som vi er dataansvarlig for. 

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at vurdere og iværksætte den ansøgte hjælp efter serviceloven og almenboligloven, og forebyggelse, sygepleje og genoptræning efter sundhedsloven herunder dokumentere i din journal, planlægge dine indsatser og kommunikere med den behandlingsansvarlige læge.

Henvendelse til Sundheds- og Omsorgsafdelingen omfatter henvendelse til:

• Frederiksberg Kommunes Døgnrehabilitering
• Hjemmeplejen og hjemmesygeplejen
• Visitation & Hjælpemidler
• Sundhedscentret (Forebyggelsen og Ambulant genoptræning og rehabilitering)
• Boligteamet
• Plejeboliger og aktivitetscentre
   
  Din henvendelse kan vedrøre sygepleje, forebyggelse og sundhedsfremme, forebyggende hjemmebesøg, personlig og praktisk hjælp og madservice, rehabiliteringsforløb, afløsning og aflastning, midlertidigt ophold, genoptræning og vedligeholdelsestræning, kontant tilskud, hjælpemidler og forbrugsgoder, boligindretning, støtte til bil, hjælp og støtte til borgere med en hastig fremadskridende sygdom, pasning af nærtstående med handicap eller alvorlig sygdom, pasning af døende, sygeplejeartikler og lign., ældre- og plejebolig, og aktivitetstilbud.

Så længe du modtager hjælpen/behandlingen vil Frederiksberg Kommune fortsat behandle dine personoplysninger. I nogle tilfælde behandler vi dine personoplysninger til intern ledelsesinformation, f.eks. overblik over antallet af sager.

Grundlag for behandling og kategorier af personoplysninger

Vi behandler personoplysninger om dig i kategorierne:

• Almindelige personoplysninger
• Følsomme personoplysninger (helbredsoplysninger)
• CPR-nummer.

Grundlaget for behandling af dine oplysninger er databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke), artikel 6, stk. 1, litra e (myndighedsudøvelse), artikel 9, stk. 2, litra a (samtykke), artikel 9, stk. 2, litra b (overholdelse af sundheds- og socialretlige forpligtelser), artikel 9, stk. 2, litra h, (ydelse af social- og sundhedsomsorg eller –behandling eller forvaltning af social- og sundhedsomsorg og tjenester) databeskyttelseslovens § 11 om brug ad CPR-nummer, servicelovens §§ 10 og 12 (kommunens rådgivnings- og vejledningsforpligtelse) samt retssikkerhedslovens § 5 (pligt for kommune til at belyse anmodninger om hjælp efter alle de muligheder, der findes for at give hjælp efter den sociale lovgivning, herunder hjælp hos andre myndigheder eller efter anden lovgivning).

Modtagere eller kategorier af modtagere

Vi videregiver dine personoplysninger til andre offentlige myndigheder i det omfang, de har et berettiget behov, eller vi har indhentet samtykke fra dig, fx hospitaler ved indlæggelse og behandling. Vi overlader i visse tilfælde dine personoplysninger til vores systemleverandører i henhold til databehandleraftaler, og alene med det formål at muliggøre vores anvendelse af de pågældende it-systemer, og hvor kommunen fører løbende tilsyn med sikkerheden.

Der bliver videregivet oplysninger til Sundhedsdatastyrelsen om bl.a. sygepleje, personlig og praktisk hjælp og madservice, rehabiliteringsforløb, afløsning og aflastning, midlertidigt ophold, genoptræning og vedligeholdelsestræning. Hvis du modtager disse ydelser videregives oplysninger herom til Sundhedsdatastyrelsen. Grundlaget for videregivelsen er § 1 i bekendtgørelse om indberetning af data om kommunale sundhedsindsatser fra kommunalbestyrelser til Sundhedsdatastyrelsen og § 1 i bekendtgørelse om dataindberetninger af visse ydelser på ældreområdet.

Vi kan modtage oplysninger om dig fra andre

Frederiksberg Kommune kan modtage oplysninger fra andre myndigheder, i det omfang vi har et berettiget behov, som relaterer sig til formålet beskrevet øverst i denne privatlivspolitik. Det kan fx være oplysninger fra hospitaler, privatpraktiserende læger eller andre, som led i din behandling. Når vi modtager oplysninger fra tredjeparter, behandler vi dem på samme måde som øvrige oplysninger beskrevet i denne privatlivspolitik. 

Opbevaring af dine personoplysninger

Hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger afhænger af, hvor lang tid vi har brug for dine personoplysninger for at kunne varetage vores myndighedsopgaver. Når vi ikke har brug for dine oplysninger længere, arkiveres den sag som dine oplysninger indgår i. Oplysningerne vil efter en vis periode enten blive slettet eller blive overført til Stadsarkivet, i overensstemmelse med regler i arkivloven.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningens artikel 15-18 og 20-21 en række rettigheder i forhold til vores behandling af personoplysninger om dig, hvilket du til enhver tid kan rette henvendelse om:

• Ret til at blive orienteret om indsamling, behandling og videregivelse
• Ret til indsigt i behandlingen af dine personoplysninger
• Ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger
• I visse tilfælde ret til berigtigelse, sletning, begrænsning eller udlevering af dine personoplysninger 

Du har altid mulighed for at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk 

Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver via sikker forsendelse via borger.dk, via mail på databeskyttelse@frederiksberg.dk, eller via brev til Frederiksberg Rådhus, 2000 Frederiksberg, att.: databeskyttelsesrådgiver

Alle børn og unge mellem 0 - 17 år med bopæl i Frederiksberg Kommune tilbydes gratis tandpleje.
Tandplejen vil hjælpe med at give det enkelte barn mulighed for at have et sundt og velfungerende tandsæt og tilbyder undersøgelser og forebyggende tiltag samt behandlinger, der følger Sundhedsstyrelsens anbefalinger, retningslinjer og regler. Kosmetisk tandbehandling tilbydes ikke.

Oplysning om behandling og indsamling af personoplysninger 

Dit barn eller du benytter sig af Frederiksberg Kommunes Tandpleje. 
I den forbindelse behandler vi nogle personoplysninger om dig og/eller dit barn. 
 
Frederiksberg Kommune er dataansvarlig for behandlingen af personoplysningerne. Når Frederiksberg Kommune behandler personoplysninger, skal der som udgangspunkt oplyses om formålet med behandlingen og hvilke rettigheder du/I har. Derfor får du/I dette dokument med de informationer du/I har krav på, jf. Databeskyttelsesforordningen. 
 
Kommunen arbejder ud fra en række lovbestemmelser og interne retningslinjer der skal sikre, at personoplysningerne bliver behandlet på den mest forsvarlige måde. Vi behandler alene de personoplysninger, der er nødvendige for, at vi lever op til vores forpligtigelser som kommune, medmindre vi forinden har indhentet udtrykkeligt samtykke til at behandle personoplysninger i videre omfang. 
 

Formål og retsgrundlag for behandling af personoplysninger 

Frederiksberg Kommune behandler personoplysninger om dig/jer i forbindelse med din eller dit barns tilknytning til Tandplejen. 
 
Kommunen kan indhente, videregive og behandle oplysninger om dig/jer jf. Databeskyttelsesforordningen 2016/679 artikel 6, stk. 1, litra c og e (almindelige personoplysninger), artikel 9, stk. 2, litra f (følsomme oplysninger) og sundhedsloven. 
 
Blandt andet vil oplysningerne kunne blive anvendt til administrative formål. Det er fx når vi udformer statistikker, ledelsesinformation, regnskaber og budgetter. 
 

Kategori af personoplysninger 

Til brug for tandpleje vedrørende dig eller dit barn, vil kommunen behandle almindelige personoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og CPR-nummer og følsomme oplysninger som helbredsforhold. 
 

Hvor stammer personoplysningerne fra 

Vi behandler normalt kun oplysninger som vi har modtaget fra dig/jer eller andre interessenter. Hvis det er relevant for tandplejen, kan vi indhente øvrige oplysninger fra andre forvaltninger, myndigheder eller lign. hvis vi har lovhjemmel til det eller du/I har givet udtrykkeligt samtykke. 
 

Videregivelse af personoplysninger 

Kommunen videregiver oplysninger til andre offentlige myndigheder, private virksomheder eller borgere, der lovmæssigt har krav på oplysningerne eller samarbejder med kommunen.

Opbevaring af personoplysninger 

Vi opbevarer personoplysninger i henhold til de kriterier, som er fastsat ved lov og så længe oplysningerne er nødvendige for tandplejen. 

Frederiksberg Kommune kan anvende databehandlere til behandling, herunder opbevaring, af personoplysninger. Når det er tilfældet, vil Frederiksberg Kommune have indgået databehandleraftaler iht. Databeskyttelsesforordningens krav herom. 
 

Rettigheder 

Efter databeskyttelsesforordningen har du bl.a. rettighed til at:

• blive orienteret om indsamling, behandling og videregivelse af personoplysninger
• få indsigt i de personoplysninger kommunen behandler om dig/jer
•  i særlige tilfælde få forkerte eller vildledende oplysninger om dig/jer rettet, hvis lovgivningen giver mulighed for det
• i særlige tilfælde få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer,  hvis lovgivningen giver mulighed for det
• i visse tilfælde få behandlingen af dine personoplysninger begrænset
• i visse tilfælde modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring
• gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine/jeres personoplysninger 
• tilbagekalde et evt. afgivet samtykke. 

Du/I kan læse mere om dine/jeres rettigheder i Datatilsynets vejledning

 
 Klage 

Du kan klage til Datatilsynet over Frederiksberg Kommunes behandling af dine oplysninger. Henvendelse skal ske til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby. Du kan læse mere om Datatilsynet og databeskyttelsesforordningen på Datatilsynets hjemmeside.

Sådan behandler vi dine personoplysninger

Frederiksberg Kommune er ansvarlig for behandling af dine personoplysninger i forbindelse med administration af parkeringsområdet, herunder udstedelse af parkeringsafgifter, parkeringslicenser og -billetter. Vi behandler dine oplysninger for deriblandt at identificere dig som ejer eller bruger af køretøjet og administrere de gældende parkeringsregler.

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål

• Parkeringsafgift: Identifikation af ejer/bruger, udstedelse af afgift og behandling af klager.
• Parkeringslicens/-billet: Identifikation af ejer/bruger og verificering af eventuelle licenskrav, herunder arbejdsforhold eller virksomhedsejerskab på Frederiksberg.

Grundlag for behandling og kategorier af personoplysninger

Vi behandler personoplysninger om dig i kategorierne:

• Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra e
• Databeskyttelsesloven § 8, stk. 1 og §11
• Færdselsloven §§ 92 og 122a
• Færdselsloven (lovbekendtgørelse nr. 168 af 14. februar 2023 § 9)
• Bekendtgørelse om parkeringskontrol (nr. 877 af 25. juni 2018)
• Offentlige veje (lovbekendtgørelse nr. 435 af 24. april 2024, § 90, stk. 2)

Vi behandler personoplysninger om dig i kategorien almindelige personoplysninger (fx navn, cpr. nr., køretøjets reg.nr, din adresse) strafbare forhold (afgiften) og eventuel følsomme personoplysninger i sager om handicap og sygdom, hvor det er nødvendigt for sagens behandling.

Videregivelse af Oplysninger

Vi kan videregive oplysninger til relevante myndigheder, som Gældsstyrelsen og politiet, når det er nødvendigt.

Opbevaring af Oplysninger

Personoplysninger opbevares som udgangspunkt i 5 år efter sagens afslutning, medmindre anden lovgivning foreskriver en længere opbevaring.

Dine Rettigheder

Efter databeskyttelsesforordningens artikel 15-18 og 20-21 har du ret til:

• At blive orienteret om indsamling, behandling og videregivelse
• Indsigt i behandlingen af personoplysninger.
• Retten til at gøre indsigelse mod behandlingen af personoplysninger
• Berigtigelse, sletning, begrænsning eller udlevering af personoplysninger.

Kontakt og Klage

Hvis du har spørgsmål, kan du kontakte os på følgende måder:

• Skriv til databeskyttelsesrådgiverne på databeskyttelse@frederiksberg.dk
• Skriv via sikker forsendelse gennem borger.dk.
• Skriv brev til Frederiksberg Rådhus, 2000 Frederiksberg, att: databeskyttelsesrådgiver.

Klager kan indsendes til Datatilsynet på dt@datatilsynet.dk.