Forretningsorden for Frederiksberg Kommunalbestyrelse

(Som vedtaget af kommunalbestyrelsen den 15. december 1969 med ændringer vedtaget i møderne den 6. og 27. september 1976, den 21. februar og 7. marts 1983, den 18. april og 30. maj 1988, den 14. august og 4. september 1989, den 13. juni og 15. august 1994, den 26. januar og 16. februar 1998, den 15. november og 6. december 2004, den 17. november og 8. december 2008, den 19. marts og 23. april 2012 samt 10. november og 1. december 2014).

Kommunalbestyrelsens møder

§ 1.
Stk. 1. Kommunalbestyrelsens møder er offentlige. Kommunalbestyrelsen kan dog bestemme, at enkelte sager behandles for lukkede døre, jf. lov om kommunernes styrelse § 10.

Stk. 2. Følgende sager skal - medmindre kommunalbestyrelsen i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse - behandles for lukkede døre:

1. Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold.
2. Sager om erhvervelse og afhændelse af faste ejendomme.
3. Overslag og tilbud vedrørende arbejder og leverancer.

Stk. 3. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, skal dog forud forhandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af kommunalbestyrelsen eller borgmesteren, jf. lov om kommunernes styrelse § 10.

Stk. 4. Enhver har adgang til at overvære kommunalbestyrelsens offentlige møder under iagttagelse af god ro og orden. Såfremt en tilhører forstyrrer forhandlingerne, kan borgmesteren udelukke den pågældende eller i fornødent fald samtlige tilhørere fra mødet. Borgmesteren kan reservere særlige pladser for pressens repræsentanter.

§ 2.
Er et medlem forhindret i at deltage i et kommunalbestyrelsesmøde, meddeler medlemmet borgmesteren dette inden mødets afholdelse. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer der har været fraværende.

Udsendelse af dagsorden og sagernes fremlæggelse

§ 3.
Stk. 1. Dersom et medlem senest 4 hverdage før mødet, tirsdag kl. 12 forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter borgmesteren denne sag på dagsordenen for førstkommende møde.

Stk. 2. Borgmesteren foranlediger, at der senest 4 hverdage inden et ordinært mødes afholdelse tilsendes hver af kommunalbestyrelsens medlemmer en dagsorden.

Stk. 3. Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse - medmindre det forinden er tilsendt medlemmerne - ligge til eftersyn for medlemmerne senest 3 hverdage før mødet, hver dag i tiden fra kl. 10 til kl. 19. Sager, der kun indeholder en meddelelse til kommunalbestyrelsen, og sager, som alle tilstedeværende medlemmer ønsker hurtigt fremmet, behøver ikke forud at være optaget på dagsordenen eller at have fremligget til eftersyn.

Stk. 4. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver borgmesteren i videst muligt omfang medlemmerne underretning om de sager, der skal behandles på mødet.

Stk. 5. Forespørgsler om, hvad magistraten eller de stående udvalg foretager eller undlader at udføre, samt andre forespørgsler om forhold vedrørende kommunalbestyrelsens forretningsområde stiles til kommunalbestyrelsen og indgives skriftligt til borgmesteren senest 4 hverdage før mødet, tirsdag kl. 12 før næste møde i kommunalbestyrelsen.

Såfremt ikke særlige forhold giver anledning til andet, optages en rettidig modtaget forespørgsel på dagsordenen for det første møde, der afholdes i kommunalbestyrelsen efter, at forespørgslen er kommet borgmesteren i hænde, og den skal i alle tilfælde optages på dagsordenen for det andet efter dens aflevering til borgmesteren følgende møde i kommunalbestyrelsen, medmindre forespørgslens stiller samtykker i yderligere udsættelse.

I det møde, hvori forespørgslen er på dagsordenen, oplæser borgmesteren forespørgslen, hvorefter borgmesteren uden forhandling henviser forespørgslen til det udvalg, den efter borgmesterens skøn nærmest vedrører. Er forespørgslen efter henvisning til udvalgsbehandling ikke optaget på dagsordenen senest på det andet møde i kommunalbestyrelsen efter dens første foretagelse i kommunalbestyrelsen, kan ethvert medlem forlange den optaget til behandling på dagsordenen på det derefter førstkommende kommunalbestyrelsesmøde. Beslutning kan ikke tages i henhold til en forespørgsel.

Stk. 6. Kommunalbestyrelsen kan, så længe en sag ikke har fundet sin afgørelse, vedtage, at sagen behandles i et udvalg og ikke underkastes yderligere behandling i salen på samme møde, jfr. § 10, stk. 4.

Når en sag udsættes, afstemmes der ikke over sagens realitet, men den går uden afstemning til 2. eller yderligere behandling.

Stk. 7. Ønsker et medlem af kommunalbestyrelsen at indhente oplysning om et anliggende vedrørende kommunalbestyrelsens forretningsområde, kan dette ske ved spørgsmål til borgmesteren efter følgende regler:

Spørgsmålet, der skal være stillet skriftligt og være affattet kort og bestemt og normalt være ledsaget af en kort skriftlig begrundelse, indgives til borgmesteren, der kan videregive det til et andet medlem af kommunalbestyrelsen til besvarelse. Borgmesteren videresender i givet fald senest den følgende hverdag (lørdag ikke medregnet) spørgsmålet til denne. For at blive optaget på dagsordenen for det førstkommende møde må spørgsmålet være modtaget af borgmesteren senest 4 hverdage før mødet, tirsdag kl. 12.

Spørgsmålet kan ved fremsættelsen begrundes. Taletiden er indtil 3 minutter. Erklærer den, der skal besvare spørgsmålet, at vedkommende ikke ser sig i stand hertil, er sagen dermed sluttet. Ved besvarelse af spørgsmålet er vedkommendes taletid indtil 3 minutter. Derefter kan spørgeren på ny få ordet i 2 minutter, og den, der skal svare, i 3 minutter. Andre medlemmer kan ikke deltage i forhandlingen, og beslutning kan ikke træffes.

Stk. 8. Forslag om afvisning af en sag, for eksempel fordi den angår et kommunalbestyrelsen uvedkommende forhold, skal fremsattes ved mødets begyndelse, inden forhandlingerne om sagerne på dagsordenen påbegyndes, jf. § 5, stk. 2. Fremsættes et sådant forslag, kan ethvert medlem få ordet for at udtale sig om afvisningsspørgsmålet, men ikke om sagens realitet.

Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse

§ 4.
Stk. 1. Kommunalbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.

Stk. 2. Borgmesteren - og i dennes forfald første (anden) næstformand - leder kommunalbestyrelsens møder. Borgmesteren træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse og iagttagelse af god orden under mødet. Endvidere formulerer borgmesteren de punkter, om hvilke der skal stemmes.

Stk. 3. Enhver, der ønsker ordet, skal henvende sig til borgmesteren, der giver ordet til medlemmerne i den orden, hvori de har begæret det, dog at rækkefølgen kan fraviges, såfremt et medlem begærer ordet til forretningsordenen. Hvis flere begærer ordet på én gang, bestemmer borgmesteren den orden, hvori de får adgang til at tale. Ingen må tale uden at rejse sig fra sin plads, og talerne må ikke afbrydes af andre end borgmesteren.

Stk. 4. Budgetdebatten ved 1. behandlingen starter med indledende ord-førertaler på indtil 10 minutter. Hvert medlem har mulighed for at bede om ordet til en kort bemærkning på indtil 1 minut til hver ordførertale.

Den ordfører, hvis indlæg, der er kommet korte bemærkninger til, har herefter mulighed for en afsluttende replik på indtil 3 minutters varighed.

Herefter har udvalgsformændene som 1. indlæg en maksimal taletid på 7 minutter, øvrige kommunalbestyrelsesmedlemmer 5 minutter.

Efter udvalgsformændenes og øvrige kommunalbestyrelsesmedlemmers 1. indlæg (på henholdsvis 7/5 minutter) har øvrige medlemmer mulighed for at bede borgmesteren om ordet til at fremsætte en kort bemærkning til det pågældende indlæg på indtil 1 minuts varighed. Hvert medlem har kun mulighed for at bede om ordet til en kort bemærkning én gang til hvert 1. indlæg.

Den udvalgsformand eller det medlem, hvis indlæg, der er kommet korte bemærkninger til, har herefter mulighed for en afsluttende replik på indtil 3 minutters varighed.

Når talerækken er afsluttet, har de politiske ordførere mulighed for at få ordet i indtil 5 minutter til et afsluttende indlæg. Der er ikke mulighed for korte bemærkninger til ordførernes afsluttende bemærkninger.

Stk. 5. Ethvert medlem skal efterkomme borgmesterens afgørelser angående overholdelsen af den fornødne orden. Når et medlem i samme møde to gange er kaldt til orden, kan kommunalbestyrelsen efter borgmesterens forslag nægte medlemmet ordet i dette møde. Samme forholdsregler finder anvendelse, dersom et medlem på anden måde gør sig skyldig i grov ordenskrænkelse. Dersom et medlem nægter at rette sig efter borgmesteren, efter at denne har frataget medlemmet ordet, eller dersom almindelig uorden opstår, påhviler det borgmesteren at udsætte mødet eller om nødvendigt at hæve det.

Stk. 6. Ethvert forslag under forhandlingerne rettes til borgmesteren. Når borgmesteren finder anledning dertil, eller når det begæres af 5 medlemmer, skal det sættes under afstemning, om afslutning af en forhandling skal finde sted.

Stk. 7. Borgmesteren kan lade spørgsmål, der henhører under borgmesterens afgørelse, afgøre af kommunalbestyrelsen.

§ 5.
Stk. 1. Sagerne foretages i mødet i den rækkefølge, som borgmesteren bestemmer, og borgmesteren kan herved fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge.

Stk. 2. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt.

§ 6.
Stk. 1. En sag undergives kun én behandling, medmindre andet er bestemt i lovgivningen eller i anden gyldig forskrift, eller kommunalbestyrelsen vedtager at undergive den 2 behandlinger. Årsbudgettet skal undergives 2 behandlinger, jf. lov om kommunernes styrelse § 38.

Stk. 2. Når en sag undergives 2 behandlinger, stemmes der - medmindre andet er fastsat ved lov eller anden gyldig forskrift - ved 1. behandling ikke om sagens realitet, men kun om dens overgang til 2. behandling. Ethvert medlem har ret til at få ordet for at ytre sig over den foreliggende sag, forinden der af kommunalbestyrelsen træffes beslutning om sagens overgang til 2. behandling. Mellem 1. og 2. behandling skal der hengå mindst 24 timer. Mellem 1. og 2. behandling af årsbudgettet skal dog hengå mindst 3 uger, jf. lov om kommunernes styrelse § 38.

Udvalg

§ 7.
Stk. 1. Dersom kommunalbestyrelsen finder, at en sag bør overvejes i et særligt udvalg, forinden sagen afgøres af kommunalbestyrelsen, nedsættes et sådant udvalg med det antal medlemmer, som kommunalbestyrelsen fastsætter i det enkelte tilfælde.

Stk. 2. Udvalget, der selv vælger sin formand, skal afgive en skriftlig betænkning, der tilstilles borgmesteren, som bringer den til medlemmernes kundskab i overensstemmelse med bestemmelserne i § 3.

Stk. 3. Kommunalbestyrelsen kan beslutte at henvise sager, der ikke henhører under et bestemt udvalgs forretningsområde, til et af de bestående udvalg.

Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemning

§ 8.
Stk. 1. Kommunalbestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan beskaffenhed, at medlemmet er udelukket fra at deltage i kommunalbestyrelsens forhandling og afstemning om sagen. I bekræftende fald skal den pågældende under forhandling og afstemning om sagen forlade lokalet, hvorimod medlemmet ikke er afskåret fra at deltage i kommunalbestyrelsens forhandling og afstemning om, hvorvidt medlemmet skal vige sit sæde under den pågældende sags behandling.

Stk. 2. Når et medlem må forventes at blive erklæret for inhabil i forhold til en sag, der skal behandles i kommunalbestyrelsens møde, skal medlemmet underrette de medlemmer, der er valgt på samme kandidatliste som medlemmet, samt borgmesteren herom. Kandidatlistens medlemmer kan herefter ved henvendelse til borgmesteren kræve stedfortræderen indkaldt til at deltage i sagens behandling.

Stk. 3. Hvis kommunalbestyrelsen træffer beslutning om et medlems inhabilitet, uden at stedfortræderen er indkaldt, kan de medlemmer, der er valgt på den pågældende kandidatliste, kræve sagen udsat til det efterfølgende møde. Udsættelse kan dog ikke ske, hvis 2/3 af de tilstedeværende medlemmer modsætter sig dette, eller hvis udsættelse vil medføre overskridelse af frister, der er fastsat i lovgivningen eller af andre myndigheder.

Afstemninger, ændrings- og underændringsforslag

§ 9.
Stk. 1. Afstemning sker ved, at medlemmerne benytter sig af et elektronisk afstemningsanlæg i mødesalen, hvor det enkelte medlem tilkendegiver, om der stemmes for eller imod forslaget, eller om der eventuelt undlades at stemme, subsidiært kan afstemning finde sted ved at medlemmerne rejser sig fra deres pladser, eller ved håndsoprækning. Finder borgmesteren det hensigtsmæssigt, kan borgmesteren bestemme, at et valg skal foregå på stemmesedler.

Stk. 2. Alle beslutninger tages ved stemmeflerhed, for så vidt andet ikke er foreskrevet i lovgivningen eller i anden gyldig forskrift.

Stk. 3. Skønner borgmesteren, at en sags udfald er så utvivlsomt, at afstemning vil være overflødig, udtaler borgmesteren dette med angivelse af den opfattelse, borgmesteren har med hensyn til sagens afgørelse. Dersom intet medlem herefter forlanger afstemning, kan borgmesteren erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den af borgmesteren angivne opfattelse.

§ 10.
Stk. 1. Ændrings- og underændringsforslag kan fremsattes, så længe afstemning ikke er påbegyndt, og behøver ikke at fremsættes eller forbeholdes under 1. behandling af en sag, der skal undergives 2 behandlinger, jf. dog stk. 2.

Stk. 2. Kommunalbestyrelsen kan med hensyn til sager, som undergives 2 behandlinger, vedtage at foreskrive en frist for fremsættelse af ændringsforslag og efter omstændighederne også af underændringsforslag, og i så fald kan de ikke fremsattes efter fristens udløb, medmindre kommunalbestyrelsen med stemmeflerhed samtykker deri.

Stk. 3. Hvis ændrings- og underændringsforslag ikke er bragt til medlemmernes kundskab førend 2. behandling, giver borgmesteren ved forhandlingens begyndelse meddelelse om forslagene, for så vidt de da foreligger. Borgmesteren bestemmer, i hvilken orden der skal stemmes over ændringsforslagene, men således, at afstemningen om disse altid sker før afstemningen om hovedforslaget.

Stk. 4. Forslag om nedsættelse af udvalg, om en sags henvisning til et tidligere nedsat udvalg eller til fortsat behandling i et udvalg, kan fremsættes, så længe afstemning om sagen ikke er begyndt. Når sådant forslag fremsættes, efter at forhandlingerne om sagen er begyndt, standses disse, hvorefter kommunalbestyrelsen afgør spørgsmålet om udvalgsbehandling.

Flertalsvalg

§ 11.
Stk. 1. Ved flertalsvalg er den kandidat valgt, som opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer. Opnås et sådant flertal ikke ved 1. afstemning, foretages en ny afstemning. Ved 2. afstemning er en kandidat valgt, hvis den pågældende opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer, eller hvis der kun afgives stemmer på den pågældende. Bringer 2. afstemning heller ikke nogen afgørelse, foretages bundet valg mellem de 2, der ved 2. afstemning har fået flest stemmer, således at det ved stemmelighed afgøres ved lodtrækning, på hvilke 2 der ved det bundne valg (3. afstemning) skal stemmes. Står stemmerne lige ved 3. afstemning, træffes afgørelsen ved lodtrækning.

Stk. 2. Ved besættelse af stillinger i kommunens tjeneste foretages valget mellem flere ansøgere på den i stk. 1 angivne måde.

Forholdstalsvalg

§ 12.
Stk. 1. Kommunalbestyrelsens valg af 2 eller flere medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser eller lignende foretages ved et forholdstalsvalg for hvert udvalg m.v. for sig, jf. dog den kommunale styrelseslovs § 27, stk. 1.

Stk. 2. Forholdstalsvalg foretages efter følgende regler:
Kommunalbestyrelsens medlemmer deles i de grupper, hvori medlemmerne har anmeldt for borgmesteren at ville stemme sammen ved det pågældende valg. Hver gruppes medlemstal deles med 1, 2, 3 osv. De herefter fremkomne kvotienter angiver den rækkefølge, i hvilken de enkelte grupper kan vælge deres repræsentanter. Er to eller flere kvotienter lige store, afgøres rækkefølgen ved lodtrækning. Når det antal repræsentanter, der tilkommer de enkelte grupper, er bestemt, skal grupperne straks meddele borgmesteren, hvilke personer der udpeges til de dem tilfaldne pladser. Giver en gruppe afkald på sin ret til at få en eller flere repræsentanter, fordeles de ledigblevne pladser mellem de andre grupper på den foran angivne måde.

Stk. 3. Skal valg af medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende foretages både blandt medlemmer og ikke-medlemmer af kommunalbestyrelsen, foretages valget af samtlige de medlemmer, kommunalbestyrelsen skal vælge, ved et forholdstalsvalg for hvert udvalg m.v. for sig. Grupperne kan i den rækkefølge, som mandaterne tilfalder dem, udpege medlemmer eller ikke-medlemmer af kommunalbestyrelsen, indtil den ene eller den anden art af pladserne er besat.

Stk. 4. Ved kommunalbestyrelsens valg af medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende, hvori borgmesteren eller en udvalgsformand skal have sæde, regnes den pågældendes plads som én af de pladser, der kan tilkomme den gruppe inden for kommunalbestyrelsen, som vedkommende ved det pågældende valg har anmeldt at tilhøre.

Stk. 5. Udtræder et medlem i valgperiodens løb af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende, hvori medlemmet er indvalgt af en bestemt gruppe inden for kommunalbestyrelsen, besættes den ledigblevne plads af den samme gruppe.

Beslutningsprotokol m.v.

§ 13.
Stk. 1. Kommunalbestyrelsens beslutninger indføres under møderne i beslutningsprotokollen. Borgmesteren tilkendegiver, hvad der skal indføres.

Stk. 2. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen og ved sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Dersom det pågældende medlem ved sagens fremsendelse ønsker at ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt, skal medlemmet meddele dette til borgmesteren, der fastsætter en frist for aflevering af begrundelsen.

Stk. 3. Beslutningsprotokollen skal ved hvert mødes afslutning, efter at det tilførte er oplæst, underskrives af borgmesteren og tillige af de tilstedeværende medlemmer.

Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse

§ 14.
Ethvert medlem er forpligtet til at rette sig efter borgmesterens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan indbringes for kommunalbestyrelsen i dennes næste møde.

Ikrafttrædelse og ændringer

§ 15.
Stk. 1. Denne forretningsorden træder i kraft samtidig med den af Indenrigsministeriet den 2. februar 1970 stadfæstede styrelsesvedtægt for kommunen.

Stk. 2. Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles i to ordinære kommunalbestyrelsesmøder.