Personoplysninger og databeskyttelse

Frederiksberg Kommune løser en bred vifte af opgaver, og i den forbindelse behandler vi personoplysninger, som vi er dataansvarlige for. Vi har i ét samlet dokument beskrevet hvordan vi generelt behandler personoplysninger, for eksempel indhenter, gemmer og videregiver. 

Hvis du ønsker at vide hvordan et konkret forvaltningsområde, for eksempel dagtilbudsafdelingen eller socialafdelingen, behandler personoplysninger om dig i forbindelse med din sag, skal du tage kontakt til forvaltningsområdet. 

Når du henvender dig til Frederiksberg Kommune, behandler vi personoplysninger om dig. Det kan for eksempel være dé personoplysninger, som du selv inkluderer i din henvendelse. At behandle personoplysninger kan dække over flere forskellige ting, det betyder for eksempel at gemme, at indhente eller videresender oplysninger.

Hvilken slags behandling af personoplysninger som kommunen udfører, afhænger af om det det er nødvendigt for den konkrete opgave. Det vil i mange tilfælde være nødvendigt for Frederiksberg Kommune at indhente oplysninger om dig, f.eks. hvis vi skal behandle en sag. Det kan være oplysninger fra andre offentlige myndigheder eller fælles registre, såsom SKAT, BBR eller CPR-registret. Andre gange vil vi bede dig om oplysninger, når du henvender dig til os eller bruger en selvbetjeningsløsning.

Vi  indhenter kun de oplysninger, som er nødvendige for at løse den konkrete opgave. Oftest fremgår det af lovgivningen, at vi som myndighed har lov til at behandle personoplysninger om dig, og hvilke oplysninger vi må indhente. I de tilfælde, hvor det ikke fremgår af lovgivningen, vil vi anmode om et samtykke fra dig.

Hvis du ønsker at vide hvordan et konkret forvaltningsområde, for eksempel dagtilbudsafdelingen eller socialafdelingen, behandler personoplysninger om dig i forbindelse med din sag, skal du tage kontakt til forvaltningsområdet.

Hvis du har spørgsmål til dine rettigheder, i forhold til hvordan vi generelt behandler dine personoplysninger, kan du kontakte kommunens Databeskyttelsesrådgiver. Se kontakt oplysninger nederst på siden her.

Frederiksberg Kommune er ansvarlig for de personoplysninger som vi indsamler, registrerer eller videregiver om dig. Som dataansvarlig skal vi sikre, at behandlingen af dine personoplysninger lever op til reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

Vi skal blandt andet sikre:

1. At vi har lov til at behandle de personoplysninger, som vi er i besiddelse af (om vi har en lovhjemmel, behandlingshjemmel eller samtykke)
2. At vi er i stand til at efterleve dine rettigheder som registreret
3. At eventuelle brud på persondatasikkerheden bliver retmæssigt indberettet til Datatilsynet

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Retten til at se oplysninger (indsigtsretten)

Du har ret til at få at vide, hvilke oplysninger kommunen har om dig. For at vi bedst muligt kan behandle din anmodning om oplysninger, bedes du i din henvendelse til os skrive, hvilket emne, det vedrører eller hvilket forvaltningsområde, som har behandlet oplysninger om dig. Er det eksempelvis i forbindelse med hjemmehjælp, dagpenge, en byggesag el lignende? Så kan vi lettere finde frem til oplysningerne. Se kontaktoplysninger nederst på siden her.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet - for eksempel faktuelle oplysninger i din sag.

Ret til sletning

I helt særlige tilfælde har du ret til at slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for kommunens almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Ret til indsigelse

Du kan læse mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside, i deres vejledning om de registreredes rettigheder.

Ret til klage

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet over Frederiksberg Kommunes behandling af dine personoplysninger.
Datatilsynets kontaktoplysninger er: Datatilsynet, tlf.: 3319 3200, mail: dt@datatilsynet.dk.
Læs mere om kontakt til Datatilsynet

Frederiksberg Kommune har fokus på at undgå brud på sikkerheden, blandt andet ved at sikre vores it-systemer, de fysiske lokaler og løbende uddanne medarbejderne i sikker behandling af fortrolige oplysninger. Sikkerhedsbrud kan stadig forekomme, og derfor er det vigtigt, at du kontakter os, hvis du har en mistanke om det. Hvis du har en mistanke om, at uvedkommende har fået adgang til personoplysninger, skal du kontakte vores databeskyttelsesrådgiver. Se kontaktoplysninger nederst på siden her.

Frederiksberg Kommune har udpeget en databeskyttelsesrådgiver, som understøtter, at organisationen lever op til de databeskyttelsesretlige regler. Herudover vejleder og rådgiver han også kommunens medarbejdere i en sikker håndtering af personoplysninger, samt hjælper borgere med spørgsmål om kommunens håndtering af databeskyttelse.

Hvis du har konkrete spørgsmål til vores håndtering af dine personoplysninger eller dine rettigheder i henhold til EU's databeskyttelsesforordning (GDPR), er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver. Se kontaktoplysninger nederst på siden her.

Databeskyttelsesrådgiveren kan hjælpe med:

- spørgsmål om Frederiksberg Kommunes håndtering af dine personoplysninger
- spørgsmål om dine rettigheder i henholde til EU's databeskyttelsesforordning (GDPR).

Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke hjælpe med:

- den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som fagområderne træffer.
- vejledning om regler eller praksis på fagområde.
- kan ikke tage stilling til, om der er begået fejl i forbindelse med sagsbehandlingen, udførelsen af praktisk hjælp m.v.
- kan ikke ændre en afgørelse, som kommunen har truffet.
- kan ikke bistå med at formulere klager over kommunen til relevante klageorganer.

Når du opholder dig på Frederiksberg Kommunes område, kan du blive optaget af kommunens tv-overvågning

Reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven gælder for enhver form for behandling af personoplysninger indsamlet i forbindelse med tv-overvågning, og derfor har kommunen pligt til at informere dig om behandlingen.
Frederiksberg Kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi indsamler i forbindelse med tv-overvågning. Du finder kommunens kontaktoplysninger her:

Frederiksberg Kommune
Smallegade 1
2000 Frederiksberg
Telefon: 38212121
Send sikker Digital Post til Databeskyttelse
CVR: 11259979

Herunder kan du læse om, hvilke oplysninger vi behandler i forbindelse med TV-overvågning, hvad vi skal bruge oplysningerne til, hvem oplysningerne videregives til, hvor længe vi opbevarer dem, og hvilke rettigheder du har som registreret i Frederiksberg Kommune. 

Formålet med tv-overvågning

Vores tv-overvågning har til formål at forebygge kriminalitet såsom tyveri og hærværk, at fremme trygheden for personer, som færdes i det tv-overvågede område og at sikre opklaring af kriminalitet.

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler oplysninger om dig, i det omfang, de fremgår af optagelserne fra det tv-overvågede område. Det kan omfatte:
•    Almindelige personoplysninger om dig, i det omfang, de fremgår af optagelserne fra det tv-overvågede område
•    Strafbare forhold og lovovertrædelser, hvis du udfører kriminelle handlinger på optagelserne

Behandling af dine personoplysninger

Vi behandler optagelser med personoplysninger, der er foretaget i forbindelse tv-overvågning med det formål at fremme trygheden for personer, som færdes i det tv-overvågede område, at forebygge og opklare kriminalitet og beskytte kommunens ejendom.
Vi behandler oplysningerne på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (almindelige oplysninger) og databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og 2 (oplysninger om strafbare forhold). Optagelserne videregives til politiet i kriminalitetsopklarende øjemed på grundlag af tv-overvågningslovens § 4c.

Behandlingens varighed

Billedoptagelser fra tv-overvågning gemmes som udgangspunkt i 30 dage.
Optagelserne slettes automatisk efter den 30. dag efter optagelsens tidspunkt.  Herefter er optagelserne ikke længere i Frederiksberg kommunes varetægt.
I tilfælde, hvor der er mistanke om kriminelle forhold, der efterforskes af politiet, opbevares oplysningerne, indtil oplysningerne er overladt til politiet. Herefter slettes oplysningerne.
I visse tilfælde kan det være nødvendigt at opbevare optagelser i længere tid, hvis optagelserne skal bruges i en konkret tvist vedrørende en persons adfærd. I disse tilfælde vil personen blive underrettet særskilt herom, jf. tv-overvågningslovens § 4 c, stk. 5.

Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesforordningen har du en række rettigheder i forhold til Frederiksberg Kommunes behandling af dine oplysninger, som du kan læse nedenfor. Du kan til enhver tid benytte dig af rettighederne. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.
Ret til at se dine oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i, hvilke optagelser Frederiksberg Kommune har om dig. Dette er dog begrænset af regler for videregivelse af personoplysninger. Dette betyder at du kun kan få indsigt i afgrænsede optagelser, hvor du er på. Herudover skal man ved indsigt være opmærksom på at videoerne kan være splittet op i sekvenser, eller at andre personer kan være sløret, med mindre samtykke fra andre personer på videosekvensen foreligger.

Ret til berigtigelse

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I helt særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden det tidspunkt oplysningerne ellers vil blive slettet.

Retsgrundlag for behandlingen

Vi behandler dine oplysninger med hjemmel i:
•    Lov om tv-overvågning
•    Databeskyttelsesforordningens artikel 6 og 9
•    Databeskyttelsesloven § 8

Frederiksberg Kommunes Databeskyttelsesrådgiver

Hvis du har spørgsmål til dine rettigheder i forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger, så kan du kontakte Kommunens Databeskyttelsesrådgiver via sikker Digital Post på:
Send sikker digital post til Databeskyttelsesrådgiveren

Vil du klage

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på: Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500, Tlf: 33 192 32 00, dt@datatilsynet eller datatilsynet.dk.

Behandlingsformål

I forbindelse med dit barns plads i dagtilbud i Frederiksberg Kommune, har du pligt til at oplyse en række personoplysninger om dig og dit barn. Dagtilbudsafdelingen i Frederiksberg Kommune er dataansvarlig for de oplysninger, vi modtager. Oplysningerne anvendes i forbindelse med pasningen af dit barn og de opgaver, der er forbundet hermed.

Dette er blandt andet opgaver i forbindelse med:

• Anvisning af plads i dagtilbud, SFO, klub og ungdomsklub.
• Tildeling af økonomisk, socialpædagogisk - eller behandlingsmæssigt fripladstilskud.
• Tildeling af særlig formålsplads eller ekstra ressourcer.
• Sprogvurderinger
• Oprettelse af brugere i kommunens administrative systemer.
• Kommunikation mellem forældre, dagtilbud og relevante samarbejdspartnere som f.eks. Tandplejen, Sundhedsplejen, Skoleafdelingen, Familieafdelingen og PPR.
• Derudover kan anonymiserede data blive brugt til at skabe generel viden om børns sundhed og trivsel i kommunen.

Grundlag for behandling og kategorier af personoplysninger

Grundlaget for behandling af dine og dit barns oplysninger er:

• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra a (samtykke)
• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (behandling af almindelige personoplysninger)
• Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a (samtykke)
• Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b (følsomme oplysninger)
• Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra h (behandling af særlige kategorier af personoplysninger)
• Databeskyttelsesloven §11 (behandlingen af CPR-nummer)
• Dagtilbudsloven §3 a

Modtagere eller kategorier af modtagere

Vi videregiver dine og dit barns personoplysninger til andre offentlige myndigheder i det omfang, de har berettiget og lovmæssigt hjemmel til det. Hvis du benytter et privat eller et selvejende dagtilbud, vil vi videregive de oplysninger, som er relevante i forhold til pasningen af dit barn i dagtilbuddet.

I det omfang Dagtilbudsafdelingen i Frederiksberg Kommune anvender it-leverandører til at løse opgaver på vores vegne (fx intranettet, pladsanvisningssystemet mv.) overlader vi personoplysninger til leverandører, som udvikler og drifter platforme og digitale tjenester på vegne af kommunen. Vi indgår databehandleraftaler og fører tilsyn med disse leverandører. 

Vi kan modtage oplysninger om dig og dit barn fra andre

Frederiksberg Kommune kan modtage oplysninger fra andre myndigheder, fx hvis dit barn har gået i dagtilbud i en anden kommune og I er flyttet. Det kan også være, at vi modtager oplysninger fra det selvejende eller private dagtilbud, som dit barn går i. Når vi modtager oplysninger fra tredjeparter, behandler vi dem på samme måde som øvrige oplysninger beskrevet i denne privatlivspolitik.

Opbevaring af dine personoplysninger

De personoplysninger, som vi indsamler og behandler om dig og dit barn, er omfattet af kommunens journaliseringspligt. Hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger afhænger af, hvor lang tid vi har brug for dine og dit barns personoplysninger for at kunne varetage vores myndighedsopgaver (normalt 5 år). Når vi ikke har brug for dine og dit barns oplysninger længere, arkiveres den sag som dine oplysninger indgår i. Oplysningerne vil efter en vis periode enten blive slettet eller blive overført til Stadsarkivet, i overensstemmelse med regler i arkivloven.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningens artikel 13-18 og 20-21 en række rettigheder i forhold til vores behandling af personoplysninger om dig og dit barn, hvilket du til enhver tid kan rette henvendelse om:

• At blive orienteret om indsamling, behandling og videregivelse
• Indsigt i behandlingen af personoplysninger.
• Retten til at gøre indsigelse mod behandlingen af personoplysninger
• Berigtigelse, sletning, begrænsning eller udlevering af personoplysninger.

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet. Det kan du gøre på tlf. 3319 3200 eller via mail: dt@datatilsynet.dk

I forbindelse med dit barns skolegang i Frederiksberg Kommune behandler vi personoplysninger om dig og dit barn, som vi er dataansvarlig for. I den forbindelse har vi pligt til at orientere dig om hvad vi bruger personoplysningerne til.

Personoplysningerne anvendes udelukkende til at sikre at vi lever op til folkeskolelovens formål.
Vær opmærksom på at du kan være tilknyttet flere institutioner, afhængig af hvilken skole og hvilke fritidstilbud, du er indskrevet under. Alle kommunalt drevne fritidstilbud (klub eller SFO) ligger forankret under en af kommunens folkeskoler. 

Behandlingsformål

Vi behandler dig og dit barns personoplysninger til følgende formål:

• opfyldelse af undervisningspligten
• understøttelse af skolehjem-samarbejdet
• oprettelse af dig og dit barn som bruger i blandt andet Aula, de skoleadministrative systemer og i læringsplatformen samt for dit barns vedkommende i Microsoft 365 og i digitale læremidler som anvendes
• kommunikation mellem forældre og relevante samarbejdspartnere, f.eks. uddannelsesvejledning, tandpleje, sundhedspleje samt fællesrådgivningen.

Grundlag for behandling og kategorier af personoplysninger

Grundlaget for behandling af dine og dit barns personoplysninger er:

• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra a (samtykke)
• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (behandling af almindelige personoplysninger)
• Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a (samtykke)
• Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b (følsomme oplysninger)
• Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra h (behandling af særlige kategorier af personoplysninger)
• Databeskyttelsesloven §11 (behandlingen af CPR-nummer)
• folkeskolelovens kapitel 1 §2 samt kapitel 5

Modtagere eller kategorier af modtagere

Vi videregiver dine og dit barns personoplysninger til andre relevante myndigheder eller samarbejdspartnere med et legitimt formål, f.eks. uddannelsesvejledningen, tandplejen, sundhedsplejen, fællesrådgivningen eller eksterne parter i forbindelse med åben skole samarbejde eller arrangementer på skolen. Frederiksberg Kommune overlader desuden personoplysninger til leverandører, som udvikler og drifter platforme og digitale tjenester på vegne af kommunen.

Vi indgår databehandleraftaler og fører tilsyn med disse leverandører. 

Opbevaring af personoplysninger

De personoplysninger, som vi indsamler og behandler om dig eller dit barn, er omfattet af kommunens journaliseringspligt. Hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger afhænger af, hvor lang tid vi har brug for dine og dit barns personoplysninger for at kunne varetage vores myndighedsopgaver (normalt 5 år). Når vi ikke har brug for dine og dit barns oplysninger længere, arkiveres den sag som dine oplysninger indgår i. Oplysningerne vil efter en vis periode enten blive slettet eller blive overført til Stadsarkivet, i overensstemmelse med regler i arkivloven.

Rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningens artikel 13–18 og 20–21 en række rettigheder i forhold til vores behandling af personoplysninger om dig eller dit barn, hvilket du til enhver tid kan rette henvendelse om:

• blive orienteret om indsamling, behandling og videregivelse
• få indsigt i behandlingen af personoplysninger.
• retten til at gøre indsigelse mod behandlingen af personoplysninger
• berigtigelse, sletning, begrænsning eller udlevering af personoplysninger.

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet. Det kan du gøre på telefon 3319 3200 eller via mail dt@datatilsynet.dk 

Sådan behandler vi dine personoplysninger 

I forbindelse med samarbejde mellem skoler/dagtilbud, Familieafdelingen, Sundhedscentret, forældre m.fl. og Fællesrådgivningen for Børn og Unge i Frederiksberg Kommune, behandler vi personoplysninger om dig og dit barn, som vi er dataansvar-lig for.

Fællesrådgivningen består af Pædagogisk Psykologisk Rådgivning (PPR), Familie- og Ungerådgivningen (FUR) samt Frederiksberg Børneterapi. Fællesrådgivningen tilbyder rådgivning, behandling og undersøgelser vedrørende børn og unge fra 0-25 år.

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål: 

Grundlaget for behandling af dine oplysninger er databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra e (myndighedsopgave), artikel 9, stk. 2, stk. b om behandling af følsomme personoplysninger. Som lovhjemmel henviser vi til Folkeskolelovens §3stk. 2 og 3 og 3a, ”Bekendtgørelse om folkeskolens specialundervisning og anden special-pædagogisk bistand”, ”Bekendtgørelse om folkeskolens specialpædagogiske bistand til børn, der endnu ikke har påbegyndt skolegangen”, ”Bekendtgørelse om specialundervisning og anden specialpædagogisk bistand efter Folkeskoleloven, i dagbehandlingstilbud og på anbringelsessteder” ”Bekendtgørelse af lov om friskoler og private grundskoler m.v.”, ”Bekendtgørelse af lov om efterskoler og frie fagskoler”, Barnets Lov § 31, § 32, stk. 1, nr. 8, § 81, stk. 1, Servicelovens § 86, stk. 2, jf. BL § 90, nr. 3 BL  samt Sundhedslovens § 140. 

For behandlingen af CPR-nummer er vores retsgrundlag databeskyttelsesloven § 11. 

Videregivelse af oplysninger

Som hovedregel indhentes altid forældresamtykke til videregivelse af oplysninger. Hvis vi sammen med forældre og barnet/den unge indgår i et konkret samarbejde med fx Familieafdelingen i Frederiksberg Kommune eller Børne- og ungdomspsyki-atrien, vil vi videregive personoplysninger om dig og dit barn, i det omfang, vi har aftalt dette med forældrene/forældremyndighed. Familieafdelingen kan dog, jf Ser-vicelovens §50, i særlige tilfælde kræve oplysninger udleveret uden samtykke. 

Efter §133 i Barnets Lov har Fællesrådgivningen desuden en særlig udvidet underretningspligt til de sociale myndigheder, hvis der er alvorlig bekymring for barnet/den unges trivsel og udvikling.

Vi kan modtage oplysninger om dig fra andre 

Frederiksberg Kommune kan modtage oplysninger fra andre myndigheder, i det omfang vi har et berettiget behov, som relaterer sig til formålet beskrevet øverst i denne privatlivspolitik. Det kan for eksempel være, hvis du er flyttet til kommunen, eller vi modtager en henvendelse fra Region/Sundhedssektor. Når vi modtager oplysninger fra tredjeparter, behandler vi dem på samme måde som øvrige oplysninger beskrevet i denne privatlivspolitik. 

Opbevaring af dine personoplysninger

Hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger afhænger af, hvor lang tid vi har brug for dine personoplysninger for at kunne varetage vores myndighedsopgaver. Når vi ikke har brug for dine oplysninger længere, lukkes den sag som dine oplysninger indgår i, senest et år efter seneste aktivitet. Oplysningerne vil efter max 5 år blive overført til Stadsarkivet, i overensstemmelse med regler i arkivloven. Ingen andre end den pågældende borger eller dennes forældremyndighed, har adgang hertil.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningens artikel 15-18 og 20-21 en række rettigheder i forhold til vores behandling af personoplysninger om dig, hvilket du til enhver tid kan rette henvendelse om: 

• Ret til at blive orienteret om indsamling, behandling og videregivelse
• Ret til indsigt i behandlingen af dine personoplysninger
• Ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger
• I visse tilfælde ret til berigtigelse, sletning, begrænsning eller udlevering af dine personoplysninger 

 Du har altid mulighed for at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk  

I forbindelse med løsningen af familieafdelingens opgaver, behandler vi en række personoplysninger. I det følgende beskrives det, hvordan vi behandler personoplysninger specifikt i familieafdelingen. 

Uddybende om personoplysninger i børnesager

Personoplysninger kan for eksempel være personnumre eller være indeholdt i skoleudtalelser eller lægejournaler, der gør det muligt at identificere dig eller dit barn ud fra oplysningerne eller i kombination med andre oplysninger.

Når vi i det følgende skriver om ”dine personoplysninger”, gælder det samme for hvordan vi behandler oplysninger om dit barn.

Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os

Frederiksberg Kommune er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler om dig. Med behandling menes for eksempel, at vi indsamler, registrerer, videregiver eller sletter persondata

Som dataansvarlig skal vi sikre, at behandlingen af dine personoplysninger lever op til reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven. Det betyder blandt andet, at vi kun indhenter de personoplysninger, der er nødvendige for at behandle din sag, at vi har lov til at behandle de personoplysninger, vi beder om, og at vi er i stand til at efterleve dine rettigheder, når dine oplysninger er registreret hos os.

Databeskyttelsesrådgiveren – hvordan kontakter du DPO’en

Hvis du har spørgsmål til en konkret børnesag, beder vi dig kontakte familieafdelingen.

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger eller dine rettigheder i henhold til EU's databeskyttelsesforordning (GDPR), er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver. 

Hvis din henvendelse indeholder cpr.nr. eller følsomme personoplysninger, skal du anvende sikker digital post.

På Datatilsynet.dk kan du læse mere om databeskyttelsesrådgiverens rolle. Se eventuelt også kommunens hjemmeside www.frederiksberg.dk/databeskyttelse. Du har ret til at klage til Datatilsynet over kommunens behandling af dine personlige oplysninger.

Formålet med at indsamle og anvende personoplysninger

I en børnesag behandler vi personoplysninger om dig og dit barn.

Formålet med behandlingen af dine eller dit barns personoplysninger er at undersøge, om dit barn eller jeres barn har behov for forebyggende indsatser eller særlig støtte, og i givet fald hvilken form for indsats der er den rigtige. Vi bruger ikke dine eller dit barns personoplysninger til andre formål.

Som led i behandlingen af en børnesag behandler vi:

• personoplysninger, du selv giver os i forbindelse med børnesagen
• personoplysninger, vi modtager eller indhenter fra andre

Familieafdelingen kan modtage eller indhente oplysninger fra andre, fx andre dele af Frederiksberg Kommune og andre kommuner, dagtilbud, skoler, plejefamilier, opholdssteder, døgninstitutioner, krisecentre, behandlingssteder, socialtilsynet, sundhedsvæsenet, politiet, fogedretten samt samarbejdspartnere og privatpersoner. Det gør vi kun, hvis det er et nødvendigt og sagligt led i sagsbehandlingen. Hvis dit samtykke er nødvendigt, indhenter vi dette inden. I en række tilfælde kan vi modtage eller indhente oplysninger uden dit samtykke.

Når familieafdelingen opretter en børnesag, sker det på barnets cpr.nr. (personnummer) – eller morens, hvis der er tale om et ufødt barn. Vi opretter eksempelvis en børnesag, hvis I selv henvender jer og søger støtte, eller hvis vi modtager en underretning fra en person eller institution, der er bekymret for jeres barns trivsel og udvikling.

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Familieafdelingens medarbejdere har tavshedspligt om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold efter reglerne i forvaltningslovens § 27 og straffelovens bestemmelser.

Når familieafdelingen i en børnesag – med eller uden samtykke – kan indhente oplysninger, for eksempel til brug for en børnefaglig undersøgelse (jf. § 20 i barnets lov), sker det med grundlag i retssikkerhedslovens § 11 a og § 11 c.

Grundlaget for behandlingen af dine oplysninger er sociallovgivningen (fx barnets lov og lov om retssikkerhed på det sociale område (retssikkerhedsloven)) om kommunens myndighedsudøvelse i børnesager sammenholdt med databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (myndighedsopgaver), artikel 9, stk. 2, litra b (følsomme personoplysninger), artikel 10 (strafdomme og lovovertrædelser). For behandlingen af cpr.nr. (personnummer) er vores grundlag databeskyttelseslovens §11.

Videregivelse af dine personoplysninger til andre (kategorier af modtagere)

I nogle tilfælde vil kommunen skulle videregive personoplysninger om dig til andre. Vi beskriver nedenfor, hvem det kan være. Vi videregiver kun dine personoplysninger, hvis der er et lovligt grundlag for at videregive dem, for eksempel fordi det følger af lovgivningen, eller fordi du har givet samtykke til det.

Familieafdelingen kan videregive dine oplysninger til andre modtagere, for eksempel til:

• Andre dele af Frederiksberg Kommune, fx socialforvaltningen, dagtilbud, skoler, PPR og Familie- og Ungerådgivningen (FUR) med henblik på børnesagsbehandling, overgang fra barn til voksen, læring og undervisning samt politikerbetjening
• En ny opholdskommune eller andre offentlige myndigheder, fx kommunale opholdssteder og institutioner, ankestyrelsen, socialtilsynet, sundhedsvæsenet, politiet og domstolene, herunder fogedretten
• Eksterne, private samarbejdspartnere eller leverandører (herunder selvstændige databehandlere), som familieafdelingen samarbejder med, fx selvejende institutioner, skoler, behandlingssteder, psykologer, læger, plejefamilier og private opholdssteder for børn og unge
• En partsrepræsentant, hvis du som part i sagen, fx som forældremyndighedsindehaver, har givet en advokat eller en person fuldmagt til at bede om aktindsigt i børnesagen

Vi kan modtage oplysninger om dit barn fra andre

Frederiksberg Kommune kan modtage oplysninger fra andre myndigheder, fx hvis dit barn har gået i dagtilbud i en anden kommune, og I er flyttet. Det kan også være, at vi modtager oplysninger fra det selvejende eller private dagtilbud, som dit barn går i. Når vi modtager oplysninger fra tredjeparter, behandler vi dem på samme måde som øvrige oplysninger beskrevet i denne privatlivspolitik.

Opbevaring af dine personoplysninger

Familieafdelingen behandler personoplysninger om dig og dit barn, så længe vi har et lovligt og sagligt formål. Det vil der for eksempel være, så længe vi samarbejder med dig eller dit barn eller I modtager ydelser eller indsatser fra familieafdelingen.

Hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger afhænger af, hvor lang tid vi har brug for dine personoplysninger for at kunne varetage vores myndighedsopgaver. Når vi ikke har brug for dine oplysninger længere, afsluttes/arkiveres den sag, dine oplysninger indgår i. Oplysningerne vil efter en vis periode enten blive slettet eller blive bevaret og overført til Frederiksberg Stadsarkiv i overensstemmelse med regler i arkivloven. De fleste sager i familieafdelingen bevares.

Læs mere herom hos Rigsarkivet 

Databehandleraftaler

Frederiksberg Kommune er dataansvarlig for de oplysninger om borgere, vi behandler i forbindelse med vores sagsbehandling.

Kommunen har indgået databehandleraftaler med IT-leverandører af for eksempel elektroniske sagsbehandlingssystemer.

Frederiksberg Kommune benytter sig i nogle tilfælde af eksterne leverandører til løsning af kommunens opgaver. Det kan for eksempel være en et revisionsfirma eller en IT-leverandør af for eksempel elektroniske sagsbehandlingssystemer.

Når kommunen overlader personoplysninger til en ekstern leverandør (databehandler), der behandler oplysninger på vores vegne, må leverandøren kun anvende personoplysningerne til den konkrete opgave, og leverandøren skal sørge for passende organisatorisk og teknisk sikkerhed. Kommunen indgår databehandleraftaler, der beskriver, hvordan leverandøren skal behandle personoplysningerne, hvad de må og ikke må, og vi fører et løbende tilsyn med, at de overholder aftalen.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningens artikel 15-18 og 20-21 en række rettigheder i forhold til vores behandling af personoplysninger om dig. Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du til enhver tid kontakte Frederiksberg Kommune.

Du har:

• Ret til at blive orienteret om indsamling, behandling og videregivelse
• Ret til indsigt i behandlingen af dine personoplysninger
• Ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger
• I visse tilfælde ret til berigtigelse, sletning, begrænsning eller udlevering af dine personoplysninger
• Ret til at indgive en klage til Datatilsynet over Frederiksberg Kommunes behandling af dine personoplysninger.

Datatilsynets kontaktoplysninger: telefon 3319 3200, mail: dt@datatilsynet.dk.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på Datatilsynet.dk.

Socialtilsyn Hovedstaden er en offentlig myndighed, der også er dataansvarlig ift. de oplysninger, der registreres i forbindelse med tilsynet. Socialtilsynets opgave er at godkende og føre tilsyn med, om sociale tilbud og plejefamilier har en tilstrækkelig høj kvalitet. Socialtilsynet fører blandt andet tilsyn med botilbud, døgntilbud, børne- og ungehjem, plejefamilier, krisecentre, herbergs- og misbrugstilbud.

Retten til indsigt

Fordi Socialtilsyn Hovedstaden indsamler oplysninger om dig, har du ret til: 

• At bede Socialtilsyn Hovedstaden om at få indsigt i de personoplysninger, vi har registreret om dig 
• At få udleveret en liste over kategorierne af de personoplysninger, du på et tidspunkt har oplyst til Socialtilsyn Hovedstaden

Hvis du gerne vil have indsigt i de oplysninger, Socialtilsyn Hovedstaden har registreret om dig, kan du kontakte os via vores kontaktoplysninger. 

Databeskyttelsesrådgiveren

Du kan kontakte Frederiksberg Kommunes databeskyttelsesrådgiver, der også varetager funktionen som DPO over for Socialtilsyn Hovedstaden - via kontaktoplysningerne nederst på siden.

Nedenfor kan du læse om, hvordan vi behandler dine oplysninger.

Information til medarbejdere, ledere og bestyrelsesmedlemmer om behandling af personoplysninger

I forbindelse med tilsynet har tilbuddet, efter anmodning fra Socialtilsyn Hovedstaden som dataansvarlig, pligt til at give oplysninger om tilbuddet, der er nødvendige for udførelsen af tilsynet. Det kan eksempelvis være oplysninger om medarbejdere og ledere i tilbuddet og bestyrelsesmedlemmer, hvis der er tale om et privat tilbud. I den sammenhæng kan Socialtilsyn Hovedstaden blandt andet få indsigt i dit navn, din fødselsdato, oplysninger om dit ansættelsesforhold, din uddannelsesmæssige baggrund samt straffemæssige forhold.

De oplysninger, Socialtilsyn Hovedstaden indsamler, bruger vi til at vurdere, om tilbuddet har den fornødne kvalitet, og om personalegruppen samlet set har de fornødne kompetencer i forhold til målgruppen. Efter tilsynsbesøget udarbejder vi en tilsynsrapport, som bliver sendt til tilbuddet. De personlige oplysninger, vi har indsamlet om dig, vil ikke fremgå i tilsynsrapporten, men de vil blive behandlet og registreret i Socialtilsyn Hovedstadens IT-systemer.

Socialtilsyn Hovedstaden har ret til at indsamle oplysninger fra ansatte eller andre relevante personer i tilbuddet i forbindelse med tilsynsbesøget. Denne ret følger af § 7, stk. 3, nr. 6 i lov om socialtilsyn.

Tilbuddets pligt til at give Socialtilsyn Hovedstadens oplysninger om dig i forbindelse med tilsynsbesøget følger af § 12, stk. 2 i lov om socialtilsyn.

Information til plejefamilier om behandling af personoplysninger

I forbindelse med tilsynsbesøget kan socialtilsynet indhente oplysninger om dig/jer, der er nødvendige for udførelsen af tilsynet fra den kommune/de kommuner, hvorfra I har fået anbragt et barn, eller fra andre relevante personer, fx fra jeres egne børn eller plejebarnets biologiske forældre. De oplysninger vi indhenter fra kommunen eller fra andre relevante personer vil typisk angå den generelle trivsel i familien. Formålet med at indhente oplysninger om jer er at vurdere, om I efter en samlet vurdering har den fornødne kvalitet, jf. lov om socialtilsyn § 6.

Retten til at indsamle oplysninger om dig/jer fra kommunen og/eller andre relevante personer følger af § 7, stk. 3, nr. 3 og nr. 6 i lov om socialtilsyn.

Ifølge § 12, stk. 2 i lov om socialtilsyn har personer, der ansøger om at blive godkendt som plejefamilie, også pligt til at give Socialtilsyn Hovedstaden de oplysninger, vi beder om. De oplysninger, du/I videregiver til Socialtilsyn Hovedstaden, bruger vi til at vurdere, om I er egnede til at blive plejefamilie. Efter tilsynsbesøget udarbejder vi en tilsynsrapport, som bliver sendt til dig/jer. Eventuelle fortrolige personoplysninger, som du/I videregiver til Socialtilsyn Hovedstaden, vil ikke fremgå af tilsynsrapporten.

Godkendte plejefamilier har jf. § 12, stk. 2 i lov om socialtilsyn også pligt til løbende og af egen drift at give socialtilsynet oplysninger om væsentlige ændringer i forhold, der lå til grund for godkendelsen. Godkendte plejefamilier har altså en løbende oplysningsforpligtigelse over for socialtilsynet.

Videregivelse af oplysninger vedrørende plejefamilier

Hvis socialtilsynet bliver opmærksom på bekymrende forhold i plejefamilien, har socialtilsynet pligt til at underrette de kommuner, som har anbragt plejebarnet.

Information til beboere og brugere på tilbud og i plejefamilier om behandling af personoplysninger

Socialtilsynet undersøger, om du som borger i tilbuddet eller plejefamilien får den hjælp og støtte, du har behov for. Vi fører et generelt tilsyn med kvaliteten i selve tilbuddet eller plejefamilien, men ikke et personrettet tilsyn i forhold til enkelte borgere.

For at kontrollere og vurdere kvaliteten kommer socialtilsynet på besøg mindst én gang om året i alle tilbud og plejefamilier. Formålet med besøget er at undersøge forholdene i tilbuddene og plejefamilierne og vurdere, om du som borger får den støtte, du har brug for. I forbindelse med tilsynsbesøget vil vi gerne tale med dig, der bor på tilbuddet eller i plejefamilien, eller som er bruger af behandlingstilbuddet. Socialtilsynet vil blandt andet tale med dig om, hvordan du oplever at bo på tilbuddet, hvad du er særligt glad for, og hvad du er mindre glad for. Det er vigtigt for os at inddrage dig på tilsynsbesøget, da du er den, der ved mest om, hvordan det er at være på tilbuddet eller i plejefamilien.

Formålet med indsamlingen af oplysninger

De oplysninger, du videregiver til Socialtilsyn Hovedstaden, bruger vi til at vurdere kvaliteten i det tilbud eller den plejefamilie, du bor på/hos eller kommer i. Efter tilsynsbesøget udarbejder vi en tilsynsrapport, som bliver sendt til tilbuddet eller plejefamilien. De personlige oplysninger, som du videregiver til Socialtilsyn Hovedstaden, vil ikke fremgå i tilsynsrapporten, og de vil heller ikke blive videreformidlet til tilbuddet. Men de vil blive behandlet og registreret i Socialtilsyn Hovedstadens IT-systemer.

I forbindelse med tilsynet kan Socialtilsyn Hovedstaden indhente oplysninger fra tilbuddet, kommunen eller andre relevante personer om alle borgere i tilbuddet. Vi kan kun bede om indsigt i oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af tilsynet. Det kan eksempelvis være oplysninger om, hvem der er indskrevet på tilbuddet og hvorfor, udredningsskrivelser, indsatsplaner, handleplaner og journalnotater. I den sammenhæng kan Socialtilsyn Hovedstaden blandt andet få indsigt i dit CPR-nummer, navn, dine skole- eller stillingsoplysninger og fritidsoplysninger, samt oplysninger om dit fysiske og mentale helbred, eventuelle sociale udfordringer, familieforhold og indberetninger om magtanvendelser over for dig.

Socialtilsyn Hovedstaden har ret til at indsamle oplysninger fra borgere eller andre relevante personer i tilbuddet eller plejefamilien i forbindelse med tilsynsbesøget. Denne ret følger af § 7, stk. 3, nr. 6 i lov om socialtilsyn. Retten til at indsamle oplysninger om dig/jer fra kommunen eller f.eks. ungekriminalforsorgen følger af § 7, stk. 3, nr. 3 i lov om socialtilsyn. Det følger desuden af lov om socialtilsyn § 20, at tilbuddets videreformidling af oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af det driftsorienterede tilsyn, kan ske uden samtykke fra borgeren.

Videregivelse og opbevaring af oplysninger

I Socialtilsyn Hovedstaden benytter vi databehandlere i form af IT-leverandører. Databehandleren må alene behandle oplysninger for Socialtilsyn Hovedstaden efter vores instruks. Det er stadig os, der er ansvarlig for dine oplysninger. Derfor fører vi bl.a. tilsyn med, at databehandleren beskytter dine oplysninger korrekt.

De oplysninger, vi indsamler om dig, opbevarer vi så længe, de er nødvendige i vores arbejde. Dette kan for eksempel være i forhold til de forpligtelser, vi har, i henhold til gældende lovgivning bl.a. offentlighedsloven.