Forretningsorden for Frederiksberg Kommunalbestyrelse

(Som vedtaget af kommunalbestyrelsen den 2. december 2024 og 27. januar 2025).

Kommunalbestyrelsens møder

§ 1. Kommunalbestyrelsens møder er offentlige. Kommunalbestyrelsen kan dog bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre, når dette er nødvendigt på grund af sagens beskaffenhed, jf. lov om kommunernes styrelse § 10, stk. 1. Dog skal sager om hjælp til enkeltpersoner behandles for lukkede døre, jf. § 17 i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område.
Følgende sager skal - medmindre kommunalbestyrelsen i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse - behandles for lukkede døre:
Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold.
Sager om erhvervelse og afhændelse af faste ejendomme.
Overslag og tilbud vedrørende arbejder og leverancer.

Stk. 2. Borgmesteren angiver i dagsordenen, jf. § 3, stk. 2, hvis en sag efter borgmesterens opfattelse skal behandles for lukkede døre. Dette er ud over de i stk. 1, sidste pkt., nævnte sager, kun sager, under hvis behandling der vil blive eller forventes at blive fremdraget fortrolige oplysninger, jf. § 27 i forvaltningsloven.

Stk. 3. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, skal forud forhandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af kommunalbestyrelsen eller borgmesteren, jf. lov om kommunernes styrelse § 10, stk. 1.

Stk. 4. Sager, der behandles for lukkede døre, behandles så vidt muligt sidst.

Stk. 5. Enhver har adgang til at overvære kommunalbestyrelsens offentlige møder under iagttagelse af god ro og orden. Forstyrrer en tilhører forhandlingerne, kan borgmesteren udelukke den pågældende eller om nødvendigt samtlige tilhørere fra mødet. Borgmesteren kan reservere særlige pladser for pressens repræsentanter.

Stk. 6. Borgmesteren kan i særlige tilfælde bestemme, at et ekstraordinært møde afholdes som video- eller telefonmøde. Modsætter mindst en tredjedel af medlemmerne sig inden for en frist fastsat af borgmesteren efter indkaldelsen af mødet, at det afholdes som video- eller telefonmøde, skal borgmesteren i stedet fastsætte, at mødet afholdes som fysisk møde, jf. styrelseslovens. § 8, stk. 2, 2. pkt.

Stk. 7. Oplysning om, at et ekstraordinært møde afholdes som video- eller telefonmøde, og tidspunktet for mødets afholdelse skal så vidt muligt offentliggøres. Der skal ske offentlig video- eller lydtransmission af mødet, eller en video- eller lydoptagelse af mødet skal offentliggøres snarest muligt efter mødet. Styrelseslovens § 10, stk. 1, 2. og 3. pkt., og stk. 2, finder tilsvarende anvendelse.

§ 2. Er et medlem forhindret i at deltage i et kommunalbestyrelsesmøde, meddeler medlemmet borgmesteren dette, herunder fraværsårsagen, inden mødets afholdelse. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer der har været fraværende.

Udsendelse af dagsorden og sagsmateriale

§ 3. Dersom et medlem senest tirsdag kl. 12 forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter borgmesteren denne sag på dagsordenen for førstkommende møde., jf. lov om kommunernes styrelse § 11, stk. 1.

Stk. 2. Borgmesteren sørger for, at en dagsorden og det fornødne materiale, herunder eventuelle udvalgserklæringer, til bedømmelse af de sager, der er optaget på dagsordenen, udsendes til medlemmerne senest 4 hverdage inden kommunalbestyrelsens møder, jf. lov om kommunernes styrelse § 8, stk. 4.

Stk. 3. Kan en sag ikke udsættes, kan kommunalbestyrelsen træffe beslutning i sagen, selv om dagsordenen og det fornødne materiale ikke er udsendt senest 4 hverdage inden mødet. Borgmesteren skal sørge for, at det fremgår af dagsordenen, hvis dagsordenen eller det fornødne materiale ikke udsendes inden for fristen. Begrundelsen for, at sagen ikke kan udsættes, skal ligeledes fremgå af dagsordenen, jf. i det hele lov om kommunernes styrelse § 8, stk. 5.

Stk. 4. Forespørgsler om, hvad magistraten eller de stående udvalg foretager eller undlader at udføre, samt andre forespørgsler om forhold vedrørende kommunalbestyrelsens forretningsområde stiles til kommunalbestyrelsen og indgives skriftligt til borgmesteren senest tirsdag kl. 12 før næste møde i kommunalbestyrelsen.
Såfremt ikke særlige forhold giver anledning til andet, optages en rettidig modtaget forespørgsel på dagsordenen for det første møde, der afholdes i kommunalbestyrelsen efter, at forespørgslen er kommet borgmesteren i hænde, og den skal i alle tilfælde optages på dagsordenen for det andet efter dens aflevering til borgmesteren følgende møde i kommunalbestyrelsen, medmindre forespørgslens stiller samtykker i yderligere udsættelse.
I det møde, hvori forespørgslen er på dagsordenen, oplæser borgmesteren forespørgslen, hvorefter borgmesteren uden forhandling henviser forespørgslen til det udvalg, den efter borgmesterens skøn nærmest vedrører. Er forespørgslen efter henvisning til udvalgsbehandling ikke optaget på dagsordenen senest på det andet møde i kommunalbestyrelsen efter dens første foretagelse i kommunalbestyrelsen, kan ethvert medlem forlange den optaget til behandling på dagsordenen på det derefter førstkommende kommunalbestyrelsesmøde. Beslutning kan ikke tages i henhold til en forespørgsel.

Stk. 5. Kommunalbestyrelsen kan, så længe en sag ikke har fundet sin afgørelse, vedtage, at sagen behandles i et udvalg og ikke underkastes yderligere behandling i salen på samme møde, jf. § 10, stk. 4.
Når en sag udsættes, afstemmes der ikke over sagens realitet, men den går uden afstemning til 2. eller yderligere behandling.

Stk. 6. Ønsker et medlem af kommunalbestyrelsen at indhente oplysning om et anliggende vedrørende kommunalbestyrelsens forretningsområde, kan dette ske ved spørgsmål til borgmesteren efter følgende regler: 
Spørgsmålet skal være stillet skriftligt og være affattet kort og bestemt og normalt være ledsaget af en kort skriftlig begrundelse, indgives til borgmesteren, der kan videregive det til et andet medlem af kommunalbestyrelsen til besvarelse. Borgmesteren videresender i givet fald senest den følgende hverdag (lørdag ikke medregnet) spørgsmålet til denne. For at blive optaget på dagsordenen for det førstkommende møde må spørgsmålet være modtaget af borgmesteren senest tirsdag kl. 12 før mødet. 
Spørgsmålet kan ved fremsættelsen begrundes. Taletiden er indtil 3 minutter. Erklærer den, der skal besvare spørgsmålet, at vedkommende ikke ser sig i stand hertil, er sagen dermed sluttet. Ved besvarelse af spørgsmålet er vedkommendes taletid indtil 3 minutter. Derefter kan spørgeren på ny få ordet i 2 minutter, og den, der skal svare, i 3 minutter. Andre medlemmer kan ikke deltage i forhandlingen, og beslutning kan ikke træffes.

Stk. 7. Forslag om afvisning af en sag, for eksempel fordi den angår et kommunalbestyrelsen uvedkommende forhold, skal fremsattes ved mødets begyndelse, inden forhandlingerne om sagerne på dagsordenen påbegyndes, jf. § 5, stk. 2. Fremsættes et sådant forslag, kan ethvert medlem få ordet for at udtale sig om afvisningsspørgsmålet, men ikke om sagens realitet.

Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse

§ 4. Kommunalbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede, jf. lov om kommunernes styrelse § 11, stk. 2.

Stk. 2. Borgmesteren leder kommunalbestyrelsens møder, jf. lov om kommunernes styrelse § 30, 2. pkt. Borgmesteren træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse og iagttagelse af god orden under mødet. Borgmesteren formulerer de punkter, der skal stemmes om.

Stk. 3. Et medlem, der ønsker ordet, skal henvende sig til borgmesteren, der giver ordet til medlemmerne i den orden, hvori de har begæret det, dog at rækkefølgen kan fraviges, såfremt et medlem begærer ordet til forretningsordenen. 
Begærer flere ordet på én gang, bestemmer borgmesteren den orden, hvori de får adgang til at tale. Ingen må tale uden at rejse sig fra sin plads, og talerne må ikke afbrydes af andre end borgmesteren.

Stk. 4. Ethvert medlem skal efterkomme borgmesterens afgørelser angående overholdelsen af den fornødne orden. Når et medlem i samme møde to gange er kaldt til orden, kan kommunalbestyrelsen efter borgmesterens forslag nægte medlemmet ordet i dette møde.
Samme forholdsregler finder anvendelse, dersom et medlem på anden måde gør sig skyldig i grov ordenskrænkelse. Dersom et medlem nægter at rette sig efter borgmesteren, efter at denne har frataget medlemmet ordet, eller dersom almindelig uorden opstår, påhviler det borgmesteren at udsætte mødet eller om nødvendigt at hæve det.

Stk. 5. Ethvert forslag under forhandlingerne rettes til borgmesteren. Når borgmesteren finder anledning dertil, eller når det begæres af 3 medlemmer, skal det sættes under afstemning, om afslutning af en forhandling skal finde sted.

Stk. 6. Borgmesteren kan lade spørgsmål, der henhører under borgmesterens afgørelse, afgøre af kommunalbestyrelsen.

Stk. 7. Ved borgmesterens forfald leder første (anden) næstformand kommunalbestyrelsens møder, jf. lov om kommunernes styrelse § 6, stk. 4, 1. pkt., og stk. 5, 1. pkt.

§ 5. Sagerne behandles på mødet i den rækkefølge, som borgmesteren bestemmer. Borgmesteren kan fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge. Kommunalbestyrelsen afgør dog, i hvilken rækkefølge sagerne skal behandles, når mindst 3 medlemmer kræver afstemning herom.

Stk. 2. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder om spørgsmål om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt.

§ 6. En sag undergives kun én behandling, medmindre andet er bestemt i lovgivningen, eller kommunalbestyrelsen vedtager at undergive den to behandlinger, jf. lov om kommunernes styrelse § 12. Forslag til kommunens årsbudget og flerårige budgetoverslag skal undergives 2 behandlinger, jf. lov om kommunernes styrelse § 38, stk. 1.

Stk. 2. Når en sag undergives 2 behandlinger, stemmes ved 1. behandlingen ikke om sagens realitet, men kun om dens overgang til 2. behandling. Ethvert medlem har ret til at få ordet for at udtale sig om den foreliggende sag, inden kommunalbestyrelsen træffer beslutning om sagens overgang til 2. behandling.

Særlige udvalg

§ 7. Kommunalbestyrelsen nedsætter særlige udvalg efter § 17, stk. 4, i lov om kommunernes styrelse med det antal medlemmer, som kommunalbestyrelsen fastsætter i det enkelte tilfælde.

Stk. 2. Resultatet af udvalgets overvejelser, der gennem vedkommende stående udvalg/magistraten afgives til borgmesteren, indgår i det fornødne materiale, der udsendes med henblik på kommunalbestyrelsens bedømmelse af sagen, jf. § 3.

Stk. 3. Kommunalbestyrelsen kan beslutte at henvise en sag, der ikke henhører under et bestemt udvalgs forretningsområde, til et af de bestående udvalg.

Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemning

§ 8. Kommunalbestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt et medlem har en sådan interesse i en sag, at medlemmet er udelukket fra at deltage i kommunalbestyrelsens forhandling og afstemning om sagen, jf. lov om kommunernes styrelse § 14, stk. 1. I bekræftende fald skal den pågældende under forhandling og afstemning om sagen forlade lokalet, hvorimod medlemmet ikke er afskåret fra at deltage i kommunalbestyrelsens forhandling og afstemning om, hvorvidt medlemmet skal vige sit sæde under den pågældende sags behandling.

Stk. 2. Et medlem skal underrette kommunalbestyrelsen, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet, jf. lov om kommunernes styrelse § 14, stk. 2.

Afstemninger, ændrings- og underændringsforslag

§ 9. Medlemmerne kan kun deltage i kommunalbestyrelsens afstemninger, når de er til stede under disse.

Stk.2.  Afstemning sker ved, at medlemmerne benytter sig af et elektronisk afstemningsanlæg i mødesalen, hvor det enkelte medlem tilkendegiver, om der stemmes for eller imod forslaget, eller om der eventuelt undlades at stemme, subsidiært kan afstemning finde sted ved at medlemmerne rejser sig fra deres pladser, eller ved håndsoprækning. Finder borgmesteren det hensigtsmæssigt, kan borgmesteren bestemme, at et valg skal foregå på stemmesedler.

Stk. 3. Alle beslutninger tages ved stemmeflerhed, for så vidt andet ikke er særligt bestemt i lovgivningen, jf. lov om kommunernes styrelse § 11, stk. 3.

Stk. 4. Skønner borgmesteren, at en sags udfald er så utvivlsom, at afstemning vil være overflødig, udtaler borgmesteren dette med angivelse af sin opfattelse med hensyn til sagens afgørelse. Forlanger intet medlem herefter afstemning, kan borgmesteren erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den af borgmesteren angivne opfattelse.

Stk. 5. Valg foregår ved skriftlig afstemning, der ikke må være hemmelig. Stemmesedler tilvejebringes og udleveres af borgmesteren. Finder borgmesteren det sandsynligt, at kommunalbestyrelsen vil vælge eller genvælge en bestemt kandidat, kan borgmesteren stille forslag om, at den pågældende vælges uden skriftlig afstemning. Forlanger intet medlem herefter sådan afstemning, er den foreslåede kandidat valgt

§ 10. Ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemning ikke er påbegyndt, og behøver ikke at fremsættes under 1. behandling af en sag, der skal undergives 2 behandlinger, jf. dog stk. 2.

Stk. 2. Kommunalbestyrelsen kan med hensyn til sager, som undergives 2 behandlinger, fastsætte en frist for fremsættelse af ændringsforslag og efter omstændighederne også af underændringsforslag. I så fald kan de ikke fremsættes efter fristens udløb, medmindre kommunalbestyrelsen med stemmeflerhed samtykker deri.

Stk. 3. Er ændrings- og underændringsforslag ikke bragt til medlemmernes kundskab før 2. behandlingen af en sag, giver borgmesteren ved forhandlingens begyndelse meddelelse om forslagene, for så vidt de da foreligger. Borgmesteren bestemmer, i hvilken orden der skal stemmes om ændringsforslagene, men afstemningen om disse skal altid ske før afstemningen om hovedforslaget, og afstemningen om underændringsforslag skal altid ske før afstemning om ændringsforslag.

Stk. 4. Forslag om nedsættelse af udvalg, om en sags henvisning til et udvalg eller til fortsat behandling i et udvalg og andre procedureforslag kan fremsættes, så længe afstemning om sagen ikke er begyndt. Når sådant forslag fremsættes, efter at forhandlingerne om sagen er begyndt, standses disse, hvorefter kommunalbestyrelsen træffer beslutning om procedureforslaget.

Flertalsvalg

§ 11. Ved flertalsvalg er den kandidat valgt, som opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer. Opnås sådant flertal ikke ved 1. afstemning, foretages ny afstemning. Ved 2. afstemning er en kandidat valgt, hvis den pågældende opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer, eller hvis der kun afgives stemmer på den pågældende. Bringer 2. afstemning heller ikke nogen afgørelse, foretages bundet valg mellem de to, der ved 2. afstemning har fået flest stemmer, således at det ved stemmelighed afgøres ved lodtrækning, der foretages af borgmesteren, på hvilke to der ved det bundne valg (3. afstemning) skal stemmes. Står stemmerne lige ved 3. afstemning, træffes afgørelsen ved lodtrækning, der foretages af borgmesteren, jf. i det hele lov om kommunernes styrelse § 24, stk. 1.

Stk. 2. Ved ansættelse i kommunens tjeneste foretages valget mellem flere ansøgere på den i stk. 1 angivne måde, jf. lov om kommunernes styrelse § 24, stk. 2.

Forholdstalsvalg

§ 12. Kommunalbestyrelsens valg af to eller flere medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende foretages som forholdstalsvalg, jf. lov om kommunernes styrelse § 25, stk. 1.

Stk. 2. Forholdstalsvalg foretages efter følgende regler: 
Kommunalbestyrelsens medlemmer deles i de grupper, hvori medlemmerne har anmeldt for borgmesteren at ville stemme sammen ved det pågældende valg. Ved valg til Magistrat og stående udvalg skal dog foretages samme gruppeanmeldelse. Hver gruppes medlemstal deles med 1, 2, 3 osv. De herefter fremkomne kvotienter angiver den rækkefølge, i hvilken de enkelte grupper kan vælge deres repræsentanter. Er to eller flere kvotienter lige store, afgøres rækkefølgen ved lodtrækning, der foretages af borgmesteren. Når det antal repræsentanter, der tilkommer de enkelte grupper, er bestemt, skal grupperne straks meddele borgmesteren, hvilke personer der udpeges til de dem tilfaldne pladser. Giver en gruppe afkald på sin ret til at få en eller flere repræsentanter, fordeles de ledigblevne pladser mellem de andre grupper på den foran angivne måde, jf. i det hele lov om kommunernes styrelse § 24, stk. 3.

Stk. 3. Skal valg af medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende foretages både blandt medlemmer og ikke-medlemmer af kommunalbestyrelsen, foretages valget af samtlige de medlemmer, kommunalbestyrelsen skal vælge, ved et forholdstal for hvert udvalg m.v. for sig. Grupperne kan i den rækkefølge, som mandaterne tilfalder dem, udpege medlemmer eller ikke-medlemmer af kommunalbestyrelsen, indtil den ene eller den anden art af pladserne er besat, jf. i det hele lov om kommunernes styrelse § 26.

Stk. 4. Ved kommunalbestyrelsens valg af medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende, hvori borgmesteren eller en udvalgsformand skal have sæde, regnes den pågældendes plads som den ene af de pladser, der kan tilkomme den gruppe inden for kommunalbestyrelsen, som vedkommende ved det pågældende valg har anmeldt at tilhøre, jf. lov om kommunernes styrelse § 25, stk. 2.

Stk. 5. Udpeges et medlem af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende af kommunalbestyrelsen i enighed eller i øvrigt uden afstemning, skal der samtidig træffes bestemmelse om, hvilken gruppe der ved ledighed skal besætte den pågældende plads, jf. stk. 6.
Stk. 6. Udtræder et medlem i valgperiodens løb af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende, hvori medlemmet er indvalgt af en bestemt gruppe inden for kommunalbestyrelsen, besættes den ledigblevne plads af den samme gruppe, jf. lov om kommunernes styrelse § 28, stk.2.

Beslutningsprotokol m.v.

§ 13. Kommunalbestyrelsens beslutninger indføres under møderne i beslutningsprotokollen af kommunalbestyrelsens sekretær. Borgmesteren tilkendegiver, hvad der skal indføres, jf. lov om kommunernes styrelse § 30, 2. pkt.

Stk. 2. Ethvert medlem, som har deltaget i mødet, kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen og ved sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen, jf. lov om kommunernes styrelse § 13, stk. 2, 1. pkt. Ønsker medlemmet ved sagens fremsendelse at ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt, jf. lov om kommunernes styrelse § 13, stk. 2, 2. pkt., skal vedkommende meddele dette til borgmesteren, der fastsætter en frist for aflevering af begrundelsen.

Stk. 3. Beslutningsprotokollen skal ved hvert mødes afslutning, efter at det tilførte er oplæst, underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet, jf. lov om kommunernes styrelse § 13, stk. 1. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen.

Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse

§ 14. Ethvert medlem er forpligtet til foreløbig at rette sig efter borgmesterens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan indbringes for kommunalbestyrelsen i dennes næste møde.

Ikrafttrædelse, ændring og offentliggørelse af forretningsordenen

§ 15. Denne forretningsorden træder i kraft den 1. februar 2025.

Stk. 2. Ændringer af forretningsordenen skal behandles i to ordinære kommunalbestyrelsesmøder.

Stk. 3. Forretningsordenen skal være offentligt tilgængelig
indkaldelser, referater og bilag til møderne i Børne- og Ungeområdets Område MED i 2024.