Forretningsorden for Frederiksberg Seniorråd

§ 1 – Det konstituerende møde

Sekretariatet indkalder til det første konstituerende møde efter valget.

Ordstyrer er det medlem med længst anciennitet. Når formanden er valgt, overtager formanden hvervet.

Seniorrådet konstituerer sig med formand, næstformand og medlemmer til udvalg, jf. vedtægten § 6, stk. 1-3.

Seniorrådet vælger 1 medlem og 1 suppleant til Regionsældrerådet Hovedstaden. Valgperioden er Seniorrådets valgperiode.

Seniorrådet vælger 1 medlem og 1 suppleant til Frederiksberg Frivillighedsforum. Valgperioden følger Kommunalbestyrelsens valgperiode. Såfremt de(n) udpegede ikke genvælges ved valg til Seniorrådet, foretages ny udpegning for den resterende periode.

§ 2 – Møder

Seniorrådets møder er lukkede.

Ordinære møder fastlægges for så vidt muligt for et år ad gangen og afholdes normalt en gang om måneden, juli måned søges friholdt.

Dagsorden skal udsendes med mindst 8 dages varsel.

Er et medlem forhindret i at møde, meddeles dette Sekretariatet hurtigst muligt. Såfremt 5 medlemmer eller flere melder afbud til mødet, aflyses mødet, da Seniorrådet i så fald ikke er beslutningsdygtigt.

Det er muligt for et medlem at deltage i et møde virtuelt eller på telefon, såfremt medlemmet ønsker dette og særlige grunde taler for det. Dette gælder både ordinære og ekstraordinære møder.

Hvis både for- og næstformand er forhindret i at møde, aflyses mødet.

Seniorrådet er beslutningsdygtigt, når mindst 5 medlemmer er mødt. Såfremt færre end 5 medlemmer er mødt, aflyses mødet, da Rådet ikke er beslutningsdygtigt.

Beslutninger træffes ved almindeligt flertal blandt de fremmødte.

Ekstraordinære møder kan indkaldes af enten formanden, næstformanden, eller når tre medlemmer af Seniorrådet ønsker det. Ekstraordinære møder kan indkaldes med kortere varsel end 8 dage.

Seniorrådsmøder kan i særlige tilfælde afholdes virtuelt – både ordinære og ekstraordinære.

§ 3 - Dagsorden

Dagsorden udarbejdes af formanden / næstformanden og udsendes af sekretariatet til alle medlemmerne senest 8 dage før mødets afholdelse.

Dagsorden til ordinære møder skal mindst indeholde følgende punkter:

• Godkendelse af dagsorden
• Det godkendte referat fra forrige møde
• Høringer
• Orientering fra formand og medlemmer
• Meddelelser fra Boligudvalget
• Meddelelser fra Trafikudvalget
• Eventuelt

Medlemmer/Udvalg fremsender løbende orientering og meddelelser mellem møderne.

Mødeplan, årsplan og oversigt over Rådets økonomi vedlægges dagsorden som bilag til orientering.

Medlemmer kan få sager optaget på dagsordenen ved fremsendelse af begrundet forslag på mail til formanden og / eller næstformanden senest 12 dage før mødet. Der skal fremsendes en kort sagsfremstilling sammen med ønsket om punktet.

Seniorrådet kan ved mødets start godkende, at sager af uopsættelig karakter kan optages på dagsordenen til beslutning. 

§ 4 – Mødets afvikling

Møderne ledes i samarbejde af formanden og næstformanden.

Mødelederne sikrer

• at medlemmerne får ordet i den rækkefølge, de har markeret 
• at dagsordenen følges
• at ingen får ordet uden mødeledernes tilladelse.

Mødelederne kan fastsætte begrænsninger i taletiden.

Mødelederne påser, at talerne holder sig inden for det dagsordenspunkt og sikrer sig, at en god tone holdes.

Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

Afstemning foregår i almindelighed ved håndsoprækning.

Afstemning foregår i almindelighed kun skriftligt ved personvalg.

Ethvert medlem kan forlange sit særstandpunkt ført kort til referat.

§ 5 - Referater

Sekretariatet udarbejder – senest 14 dage efter mødet – et referat, der sendes til formandskabet. Formandskabet koordinerer godkendelsen via mail fra alle Rådets medlemmer.

I referatet anføres hvilke medlemmer, der har været til stede. Hvis et medlem kommer senere eller forlader mødet før mødets afslutning, noteres tidspunkt og punkt i dagsorden i referatet.

Referatet skal indeholde en kort sagsfremstilling, et kort resumé af debatten og en konklusion/beslutning, såfremt der tages en beslutning. Beslutningen læses op på mødet, når punktet afsluttes. Hvis et medlem har et særstandpunkt, kan dette forlanges medtaget i referatet i kort form.

Meddelelser optages i kort punktform i referatet.

I referatet kan ikke tilføjes udsagn eller andet, der ikke har været fremført på mødet.

Medlemmerne mailer eventuelle bemærkninger til alle senest 5 hverdage efter modtagelsen af udkast til referat. Passivitet betragtes som godkendelse.

Herefter betragtes referatet som endeligt godkendt og sendes til Seniorrådets medlemmer. Sekretariatet offentliggør det godkendte referat på hjemmesiden samt sender det til Kommunalbestyrelsen, Direktionen, Social-, Sundheds- og Arbejdsmarkedsområdets chefgruppe og interessenter på mailinglisten.

Tidsfrister og deadlines skal overholdes af alle medlemmer.

§ 6 - Seniorrådet udadtil

Alene Seniorrådets formand eller næstformand kan udtale sig på det samlede Seniorråds vegne, ligesom mail/breve og andet skriftligt materiale, som udgår fra Seniorrådet, skal være underskrevet af formand eller næstformand medmindre Rådet har besluttet andet.

Kurser og konferencer, som et medlem ønsker at deltage i, forelægges Rådet til beslutning. Der skal bl.a. oplyses om formål og pris. Dette kan ske pr. mail, såfremt det ikke kan afvente et Rådsmøde.

Efterfølgende skal der ske en orientering om kurset/konferencen til de øvrige medlemmer. Det kan ske enten som et notat, der rundsendes på mail eller en kort mundtlig orientering på et ordinært møde under Meddelelser/Orientering. Eventuelle slides og/eller andet tilgængeligt materiale fremsendes til hele Rådet

Høringer, som udvalg svarer på, underskrives af udvalgets medlemmer. Høringssvar skal inden svarfristens udløb, forelægges Seniorrådet til godkendelse. Dette kan ske på mail. Passivitet betragtes som godkendelse.

Høringer, som et medlem er udpeget af Rådet til at svare på, underskrives af medlemmet på Rådets vegne. Høringssvar skal inden svarfristens udløb, forelægges Seniorrådet til godkendelse. Dette kan ske på mail. Passivitet betragtes som godkendelse.

Ethvert medlem af Seniorrådet har ret til at udtale sig ”som medlem af Seniorrådet” i fx læserbreve, på Rådets hjemmeside osv., uden at det skal godkendes af Rådet, dog under iagttagelse af § 6, 1. afsnit.

Meget personlige indlæg kan ikke lægges på hjemmesiden.

Rådets medlemmer og evt. stedfortrædere er omfattet af forvaltningslovens § 28 med hensyn til at indhente og videregive oplysninger.

§ 7 - Udvalgene

Boligudvalgets formål er inden for området bolig og boligens omgivelser mv. at varetage borgere over 60 års interesser med reference til Seniorrådet.

Udvalget konstituerer sig selv med formand.

Trafikudvalgets formål er inden for området trafik, tilgængelighed, miljø mv. at varetage borgere over 60 års interesser med reference til Seniorrådet.

Udvalget konstituerer sig selv med formand.

Formændene indkalder efter behov, eller når et medlem fremsætter ønske med begrundet forslag.

Møderne indkaldes normalt med 8 dages varsel.

Er et medlem forhindret i at møde, meddeles dette til de øvrige medlemmer i udvalget hurtigst muligt.

Udvalgene fremsender deres referater til alle Rådets medlemmer, når disse foreligger godkendt.

Udvalgene kan synliggøre deres arbejde, fx via hjemmesiden, læserbreve mv. Dog under iagttagelse af § 6, 1. afsnit.

§ 8 - Ikrafttræden og ændringer

Forretningsordenen revideres mindst hvert 4. år i første kvartal efter Seniorrådsvalget.

Ændringer eller tillæg til forretningsordenen kan vedtages af et flertal af Seniorrådets medlemmer.

Forretningsordenen er vedtaget af Seniorrådet den 21. marts 2024 og erstatter tidligere forretningsordener.