Aktindsigt

Enhver har ret til aktindsigt efter offentlighedsloven – for eksempel også unge under 18 år og udlændinge, der ikke bor i landet.

Alle har ret til aktindsigt i de dokumenter, der indgår i den offentlige forvaltning. Det er udgangspunktet for lov om offentlighed i forvaltningen. Loven omfatter hele den offentlige forvaltning og angiver minimum for, hvad borgerne har ret til at få aktindsigt i. Retten til aktindsigt omfatter alle dokumenter i en sag for eksempel også kort, tegninger, film og journalfortegnelser.

Retten til indsigt omfatter også udtræk af oplysninger fra kommunens databaser samt beskrivelser af de typer af oplysninger, der indgår i kommunens databaser.

Drejer det sig om din egen sag, eller er du part i en sag, det vil sige direkte berørt af en afgørelse kommunen skal træffe, har du krav på aktindsigt efter reglerne i forvaltningsloven. Forvaltningslovens regler om aktindsigt giver parten en større (men dog ikke ubegrænset) adgang til aktindsigt – end reglerne i offentlighedsloven. Sagsbehandleren kan oplyse parten herom.

Ved siden af offentlighedsloven findes der ud over forvaltningsloven også regler om aktindsigt i miljøoplysningsloven og i sundhedsloven. Lovene supplerer bestemmelserne om aktindsigt i offentlighedsloven og kan derfor være relevante for konkrete aktindsigtssager.

Du har ud over adgangen til aktindsigt mulighed for at få indsigt i registreringer af egne personoplysninger efter persondatalovens bestemmelser, ligesom du har adgang til indsigt i offentlige arkivalier efter arkivloven.

Det følger af offentlighedsloven, at myndigheder altid i forbindelse med besvarelse af aktindsigtsanmodninger skal vurdere, om der er mulighed for at give aktindsigt i videre omfang end det, der er pligt til efter loven.

Frederiksberg Kommune ønsker størst mulig åbenhed i den kommunale forvaltning og vil derfor i vidt omfang give aktindsigt i mere, end loven kræver. Kommunen kan dog ikke give aktindsigt i oplysninger, der er omfattet af regler om tavshedspligt, eller hvor videregivelse vil være i strid med anden lovgivning.

Der er ingen krav til, hvordan du skal anmode om aktindsigt. Det kan ske via brev, e-mail, telefon eller ved personlig henvendelse. Der er heller ikke krav om, at du skal begrunde dit ønske om aktindsigt.

Din anmodning om aktindsigt skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige for, at den sag eller de dokumenter, som du søger aktindsigt i, kan identificeres, ligesom anmodningen skal angive et tema for det, der søges aktindsigt i. Et tema kan eksempelvis være ”sager om snerydning”. Kommunens forvaltning yder vejledning i forbindelse med anmodning om aktindsigt, såfremt der er behov for det.

Aktindsigt vil som hovedregel kun skulle gives i eksisterende materiale i kommunens sager. Kommunen skal dog efter anmodning lave et dataudtræk af allerede foreliggende oplysninger i kommunens databaser, såfremt kommunen ved få og enkle kommandoer kan trække oplysningerne ud og i nødvendigt omgang anonymisere oplysningerne.

Ønsker du at få aktindsigt i en sag eller et dokument, skal du henvende dig til det område eller den afdeling i kommunen, der har med den pågældende sag at gøre. Kommunen skal besvare anmodning om aktindsigt snarest og i videst muligt omfang inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen. Såfremt anmodningen undtagelsesvis ikke kan færdigbehandles inden 7 arbejdsdage, vil kommunen hurtigst muligt og inden fristens udløb afsende en underretning om årsagen til fristoverskridelsen og om, hvornår du kan forvente at få den endelige afgørelse.

Kommunen kan meddele dig afslag på din anmodning om aktindsigt, hvis det vil kræve et uforholdsmæssigt ressourceforbrug at besvare den. Kommunen vil dog, inden der gives afslag på grund af ressourceforbrug, gå i dialog med dig med henblik på at få afgrænset eller konkretiseret aktindsigtsanmodningen, for på den måde at forsøge at løse ressourceproblemet.

Såfremt kommunen på grund af de konkrete omstændigheder vedrørende en aktindsigtsanmodning vurderer, at aktindsigten skal tjene et retsstridigt eller chikanerende formål, er kommunen ligeledes berettiget til at give afslag på anmodningen.

Du har altid krav på at få en begrundelse, hvis kommunen ikke fuldt ud imødekommer din anmodning om aktindsigt.

Når du indgiver din anmodning om aktindsigt, anmodning om dataudtræk eller indsigt i en databeskrivelse, kan du angive i hvilken form, du ønsker aktindsigten med videre udleveret.

Hvis du ikke angiver i hvilken form, du ønsker aktindsigten med videre udleveret, vil du få dokumenterne tilsendt i elektronisk form til din e-boks. Såfremt aktindsigten indeholder fortrolige oplysninger, vil vi på grund af databeskyttelsesreglerne kun kunne sende den til din e-boks eller eventuelt udlevere dokumenterne ved personligt fremmøde.

I de tilfælde, hvor de ønskede oplysninger og dokumenter allerede er offentliggjort for eksempel på kommunens hjemmeside, vil kommunen som udgangspunkt undlade at fremsende oplysningerne og dokumenterne og i stedet henvise dig til at gøre dig bekendt med oplysningerne, der hvor de er offentliggjort.

Offentlighedslovens udgangspunkt er, at alle borgere har ret til aktindsigt i alle sager, dokumenter og alle oplysninger, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i myndighedens administrative sagsbehandling.

Der er imidlertid visse typer af sager, dokumenter og oplysninger, hvor kommunen på grund af offentlighedslovens regler ikke må eller ikke er forpligtet til at give aktindsigt. De vigtigste undtagelser er:

Straffesager og sager om ansættelse og forfremmelse i det offentlige

Sager inden for strafferetsplejen er som udgangspunkt undtaget fra aktindsigt. Der er dog adgang til at få indsigt i bødeforlæg, der er vedtaget administrativt af en myndighed.

For personalesager er udgangspunktet, at der ikke kan gives aktindsigt i sager om ansættelse og forfremmelse i det offentlige. Du kan dog få adgang til oplysninger om den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser, ligesom der i et vist omfang kan gives indsigt i den øverste ledelseskontrakt om de overordnede prioriteringer for den pågældende myndighed med videre. For ansatte i chefstillinger må oplysninger om disciplinære sager, som er mindre end 2 år gamle, ligeledes udleveres.

Kalendersager

Sager om førelse af kalendere er ikke omfattet af retten til aktindsigt.

I Frederiksberg Kommune har Kommunalbestyrelsen imidlertid vedtaget et meroffentlighedsprincip om, at der som udgangspunkt skal gives aktindsigt i borgmesterens og medarbejdernes kalendere. Der vil i forbindelse med anmodninger om aktindsigt i kalendere altid blive foretaget en konkret vurdering af, om der er oplysninger, der ikke kan videregives, fordi det vil være i strid med anden lovgivning eller regler om tavshedspligt.

Visse interne dokumenter med videre

Efter offentlighedsloven er interne dokumenter som udgangspunkt undtaget fra aktindsigt. Interne dokumenter er blandt andet:

• Dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående, herunder
  - dokumenter, som kommunen udarbejder til eget brug
  - breve inden for kommunen og forvaltningerne
• Dokumenter, der udveksles mellem kommunen og henholdsvis Kommunernes Landsforening og Regionerne i forbindelse med økonomiske eller politiske forhandlinger med staten eller i forbindelse med drøftelser om fælleskommunale og regionale politiske initiativer.

Du har dog i nogle tilfælde ret til aktindsigt i interne dokumenter, der foreligger i endelig og selvstændig form. Det drejer sig for eksempel om interne dokumenter, som kun indeholder kommunens endelige beslutning i sagen eller oplysninger, der er omfattet af notatpligt. Det kan også være interne dokumenter, der indeholder en systematiseret gengivelse af praksis på bestemte sagsområder. På samme måde vil en række interne dokumenter i endelig og selvstændig form, der vedrører det politiske arbejde i kommunen være omfattet af aktindsigt. Det gælder blandt andet kommunikation mellem kommunalbestyrelsen og udvalgene.

Ud over interne dokumenter, kan der også være andre specielle dokumenter, der kan være undtaget fra aktindsigt, for eksempel kommunens brevveksling med en advokat i forbindelse med retssager.

Selv om der er tale om interne dokumenter eller andre dokumenter, der er undtaget fra aktindsigt, har du som hovedregel alligevel adgang til at få aktindsigt i oplysninger om en sags faktiske grundlag, hvis oplysningerne er relevante for sagen, hvis oplysningerne ikke fremgår af andre dokumenter og hvis oplysningerne ikke allerede er offentligt tilgængelige. Kommunen skal uddrage disse oplysninger fra de pågældende dokumenter. Du har ligeledes adgang til aktindsigt i visse eksterne faglige vurderinger, selvom disse foreligger i dokumenter, der er undtaget fra aktindsigt, såfremt oplysningerne er relevante for sagen.

Enkeltpersoners private forhold med videre

Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om fortrolige forhold som for eksempel:

• Visse oplysninger om enkeltpersoners private eller økonomiske forhold
• Visse oplysninger om private virksomheders drifts- eller forretningsforhold eller tekniske indretninger

Andre undtagelser

Væsentlige hensyn til såvel kommunens interesser som andre offentlige eller private interesser kan efter en konkret vurdering bevirke, at aktindsigt kan begrænses. Det gælder for eksempel:

• Hensynet til gennemførelse af kommunes kontrol- eller planlægningsopgaver
• Hensynet til kommunens forretningsvirksomhed og økonomiske interesser
• Forskeres og kunstneres originale ideer samt foreløbige forskningsresultater og manuskripter
• Hensynet til rigets udenrigspolitiske interesser
• Hensynet til statens sikkerhed eller rigets forsvar

Klage over en afgørelse om aktindsigt

Klage over afgørelser om aktindsigt, dataudtræk og indsigt i databeskrivelser efter offentlighedsloven, der er truffet af Frederiksberg Kommune, skal sendes til Frederiksberg Kommune.

Såfremt Frederiksberg Kommune fastholder sin afgørelse i sagen, vil kommunen snarest og som hovedregel senest 7 arbejdsdage efter modtagelse af klagen, sende klagen til den myndighed, der er øverste klageinstans for den sag, som aktindsigten vedrører.

I sager om aktindsigt med videre efter offentlighedsloven, vil der ofte ikke være nogen administrativ klageinstans. I de tilfælde vil Frederiksberg Kommune fremsende din klage til Statsforvaltningen, der fører et lovlighedstilsyn med kommunerne efter reglerne i den kommunale styrelseslov.

Klage over sagsbehandlingstiden

Såfremt Frederiksberg Kommune ikke har færdigbehandlet din anmodning om aktindsigt, dataudtræk og indsigt i databeskrivelser efter offentlighedsloven inden 14 arbejdsdage efter, at du indgav anmodningen, kan du klage over sagsbehandlingstiden. Klagen skal sendes til Frederiksberg Kommune.

Såfremt kommunen ikke senest 7 arbejdsdage efter modtagelse af klagen har truffet afgørelse i sagen, vil kommunen videresende din klage til rette klageinstans med en begrundelse for sagsbehandlingstiden.

Øvrigt

Ombudsmanden udøver kontrol med den offentlige forvaltning og påser blandt andet, at Frederiksberg Kommune handler lovligt og i overensstemmelse med god forvaltningsskik.

Folketingets Ombudsmand er ikke en egentlig klageinstans, men kan på eget initiativ eller på grundlag af en klage undersøge en sag nærmere.